УПД для ООО

УПД для ООО: Полное руководство по применению и заполнению

Для обществ с ограниченной ответственностью (ООО) Универсальный передаточный документ является ключевым инструментом финансовой отчетности. Поскольку большинство юридических лиц работают с НДС, правильное оформление УПД напрямую влияет на возможность получения налоговых вычетов и отсутствие претензий со стороны ФНС при камеральных проверках.

Почему ООО выбирают УПД?

Использование единой формы вместо пары «счет-фактура + товарная накладная» (или акт выполненных работ) позволяет ООО:

• Синхронизировать данные: исключаются расхождения в суммах, датах и наименованиях товара между первичкой и налоговым документом.

• Оптимизировать архив: объем бумажного или электронного документооборота сокращается вдвое.

• Упростить работу с прослеживаемостью: для товаров, подлежащих национальной системе прослеживаемости, ООО обязаны выставлять электронные УПД.

Статус 1: Главный инструмент для вычета НДС

Для ООО на основной системе налогообложения критически важно использование УПД со статусом «1». В этом случае документ одновременно выполняет функции:

1. Счета-фактуры (налоговый учет, обоснование вычета НДС).

2. Первичного учетного документа (бухгалтерский учет, подтверждение расходов по налогу на прибыль).

Если ООО получает УПД со статусом «2», оно может только списать затраты в расходы, но не имеет права предъявить НДС к вычету, даже если сумма налога выделена в таблице.

Требования к подписям в ООО

Одной из самых частых причин отказа в вычете НДС являются ошибки в блоке подписей. В отличие от ИП, в ООО полномочия на подписание УПД должны быть строго регламентированы:

• Руководитель и Главбух: Могут подписывать документ без дополнительных доверенностей.

• Уполномоченные лица: Если УПД подписывает менеджер, кладовщик или бухгалтер, в компании должен быть оформлен соответствующий Приказ или Доверенность.

• Электронная подпись (КЭП): При работе через ЭДО подпись лица, имеющего право действовать от имени ООО без доверенности, приравнивается к синей печати и собственноручной подписи.

Важно для ООО: Если в штате нет главного бухгалтера и его обязанности исполняет директор, в поле «Главный бухгалтер» ставится подпись директора, либо указываются реквизиты приказа о возложении обязанностей.

Обязательные реквизиты для проверки

Чтобы избежать налоговых рисков, при приемке УПД от контрагента бухгалтер ООО должен проверить:

1. ИНН/КПП сторон: Ошибки в коде причины постановки на учет (КПП) могут стать поводом для уточнения документа.

2. Код валюты: Должен быть указан цифровой код (например, 643 для рубля).

3. Адрес регистрации: Должен соответствовать данным в ЕГРЮЛ.

4. Сведения о товаре: Единицы измерения, количество, цена за единицу и итоговая сумма налога.

Переход на электронный УПД (ЭДО)

Для ООО переход на электронный формат УПД — это не только удобство, но и часто законодательная обязанность (при работе с маркировкой «Честный ЗНАК» или импортными прослеживаемыми товарами).

• Формат: Используется строго утвержденный ФНС формат XML.

• Хранение: Электронные УПД должны храниться в архиве ЭДО не менее 5 лет.

• Представление в ИФНС: По запросу налоговой такие документы передаются по каналам связи в один клик.