Без названия

SEO-блок Title: УПД в ЭДО (XML): как работает формализованный документ, какие статусы бывают, что проверяет оператор и как избежать отказов Description: Пошагово объясняем, как устроен УПД в электронном документообороте: формализованный XML, статус 1/2, подписи и квитанции, маршрутизация между операторами, частые ошибки в реквизитах и табличной части, а также практический чек‑лист перед отправкой. Keywords: упд в эдо, упд xml, формализованный упд, упд статус 1 2 эдо, квитанции эдо, подпись упд, как отправить упд в эдо, ошибки упд xml URL: /blog/upd-v-edo-xml Когда компании переходят на ЭДО, привычный «УПД в Word/Excel» перестаёт быть универсальным решением. В электронном документообороте часто требуется формализованный УПД — документ, который создаётся и передаётся в структурированном виде (обычно XML) по установленному формату, а не как произвольный файл. Именно поэтому одни контрагенты спокойно принимают скан/документ в PDF, а другие возвращают его с комментарием «нужен формализованный УПД (XML)». Ниже — понятное объяснение, как работает УПД в ЭДО, что означает «формализованный», какие бывают статусы и подписи, какие контрольные проверки проходят документы и как снизить вероятность отказа или бесконечных возвратов на доработку. УПД в ЭДО: два мира — файл и формализованный документ В ЭДО можно обмениваться:

1. Неформализованными документами — это файлы (PDF, DOCX, XLSX, изображения), которые вы прикрепляете и подписываете электронной подписью. Такой документ юридически значим, но он «не читается» учётными системами автоматически.
2. Формализованными документами — это документы, которые формируются по утверждённому формату (как правило XML), где каждый реквизит записан в отдельное поле: ИНН, КПП, дата, суммы, ставки, табличная часть и т.д.

Большие компании и бухгалтерии, которые автоматизируют учёт, почти всегда предпочитают формализованный УПД. Причина простая: его можно автоматически загрузить в 1С/ERP, проверить реквизиты и сверить с договором, без ручного ввода. Что значит «УПД XML» «УПД XML» — разговорное обозначение формализованного УПД, который формируется в виде XML‑файла по установленной структуре. Пользователь может этого XML даже не видеть: интерфейс ЭДО показывает красивую форму, но «под капотом» отправляется именно структурированный документ. Если контрагент просит XML, это означает: он хочет формализованный документ, а не прикреплённый Word/Excel. Статус 1 и статус 2 в ЭДО Статус УПД влияет на состав данных и на то, как документ используется в учёте. Статус 1 обычно означает совмещение функций первичного документа и счёта‑фактуры. Такой документ актуален для сделок с НДС у плательщиков НДС. Статус 2 означает, что документ используется как первичный (передаточный) без функции счёта‑фактуры. Его применяют, когда НДС не предъявляется или когда по процессу нужен только факт передачи/приёмки. Важно: выбор статуса — это не «кнопка ради галочки». Он должен соответствовать вашей роли и режиму налогообложения, а также требованиям контрагента. Если вы не плательщик НДС, статус 2 почти всегда логичнее. Как устроен процесс подписания в ЭДО В бумажном мире всё просто: подписали две стороны — документ готов. В ЭДО добавляются технические уровни подтверждения. Обычно у документа есть:

• отправитель;
• получатель;
• подписи (одна или несколько) от каждой стороны;
• служебные сообщения и квитанции, подтверждающие доставку и прием.

Схема обычно такая:

1. Отправитель формирует УПД в системе ЭДО.
2. Отправитель подписывает документ электронной подписью.
3. Документ отправляется получателю (иногда через роуминг между операторами).
4. Получатель получает документ, проводит внутренние проверки и либо подписывает, либо отклоняет с причиной.
5. После подписания обеими сторонами документ считается завершённым (в зависимости от формата могут быть дополнительные статусы).

Что такое квитанции и почему без них документ «как будто не существует» Многие путают «я отправил» и «документ принят». В ЭДО важны квитанции/статусы:

• доставлено;
• принято оператором;
• получено контрагентом;
• подписано получателем;
• отказ/отклонение.

Для бухгалтерии критичен финальный статус: документ подписан обеими сторонами или официально отклонён. Если документ «в пути» или «ожидает подписи», его могут не проводить. Поэтому храните не только сам документ, но и подтверждения: протоколы, квитанции, статусные сообщения. Что проверяет ЭДО и почему появляются отказы Отказы бывают двух типов:

1. Технические (форматные) — документ не соответствует формату, не заполнено обязательное поле, некорректная структура, неверные типы данных.
2. Бизнес‑проверки (контрольные) — документ формально корректен, но контрагент или ваша система обнаружили несоответствия: неверный договор, несогласованная номенклатура, расхождения в суммах, не тот склад, не тот получатель.

Частые причины технических отказов:

• не заполнены обязательные реквизиты (например, ИНН/КПП для юрлица, дата, номер);
• неверный формат даты или номера;
• недопустимые символы в полях (кавычки, спецсимволы, лишние пробелы, переносы);
• не сходятся контрольные суммы/итоги (строки не дают итог);
• неверная единица измерения или код по справочнику (в некоторых форматах).

Частые причины бизнес‑возвратов:

• в документе указан не тот договор или не тот контрагент;
• отличающиеся суммы по счёту/заказу;
• номенклатура не совпадает с согласованной (по артикулу или названию);
• неверные реквизиты грузополучателя/плательщика;
• дата вне допустимого периода закрытия;
• нет нужных приложений (ТЗ, спецификация), если так требует внутренний регламент.

УПД из Excel/Word: когда это допустимо Иногда контрагент принимает:

• УПД как неформализованный документ (в виде файла) + ЭП;
• или даже скан бумажного УПД.

Но если контрагент настроил автоматическую обработку, он почти всегда попросит формализованный документ. Поэтому перед началом работы уточняйте: «принимаете формализованный УПД в ЭДО или достаточно неформализованного файла?». Роуминг между операторами: почему «не дошло» Если вы и контрагент на разных операторах ЭДО, документ может идти по роумингу. Тогда возникают задержки, и статусы обновляются не мгновенно. В редких случаях нужно включить роуминг между конкретными операторами или настроить маршруты. Практический совет: если документ не доставляется, не пытайтесь «переотправлять 10 раз». Сначала выясните статус у оператора и у контрагента: документ мог застрять на уровне маршрутизации. Чек‑лист перед отправкой формализованного УПД

1. Правильные стороны: ИНН/КПП, наименование, адреса.
2. Верный тип документа и статус (1 или 2) по вашей ситуации.
3. Ссылка на договор/заказ/счёт (если требуется).
4. Табличная часть: номенклатура, единицы, количество, цена.
5. Итоги сходятся: сумма строк = итог, округления одинаковые.
6. НДС: ставка/сумма корректны или «Без НДС» последовательно везде.
7. Дата документа соответствует факту передачи/приёмки и периоду закрытия.
8. Поля без «мусора»: лишних переносов, двойных пробелов, нестандартных символов.
9. Подписант имеет полномочия (в компаниях — доверенность/приказ; в ЭДО — правильный сертификат).
10. После отправки отследите статусы до финального: подписано/отклонено, сохраните подтверждения.

Как действовать, если документ отклонили

1. Прочитайте причину отклонения (в ЭДО обычно есть комментарий).
2. Определите тип проблемы: формат (поля/структура) или бизнес‑несоответствие.
3. Исправьте и отправьте заново корректный документ.
4. Если документ уже был подписан и затем нашли ошибку — не «заменяйте» его, а используйте процедуру исправления/корректировки, принятую у вас и у контрагента.

Какие данные обычно «лежат» в XML и почему это важно Формализованный УПД отличается тем, что каждая сущность отражается отдельными полями. Типовой набор данных включает:

• идентификаторы сторон (ИНН, КПП, наименование);
• адреса и дополнительные признаки (грузоотправитель/грузополучатель/плательщик);
• сведения о документе (номер, дата, основание);
• табличную часть (позиции, артикулы/коды, единицы измерения, количество, цена, сумма);
• налоговые показатели (ставка НДС, сумма НДС или признак «без НДС»);
• сведения о подписантах и сертификатах подписи;
• служебные блоки, которые позволяют системе однозначно связать документ с цепочкой (исходный → исправление/корректировка).

Именно из‑за этой структурированности формализованный УПД удобен для автоматической загрузки в 1С и проверки: программа сравнивает поля, а не «читает глазами» текст в Word. Практика 1С/ERP: почему «не сходится» при автоматической загрузке Даже если документ визуально выглядит правильно, автоматическая обработка может ругаться из‑за мелочей:

• разные правила округления (например, цена с 4 знаками в одной системе и с 2 знаками в другой);
• разные единицы измерения (шт vs усл, «компл» vs «комплект»);
• разные коды единиц по справочнику;
• разные артикулы/коды номенклатуры, если контрагент требует свои коды.

Если у вас регулярные поставки, лучше один раз договориться о справочниках: какие единицы измерения используете, как называете позиции, нужны ли коды/артикулы, и как оформляете скидки. Скидки, бонусы, отрицательные строки: осторожно Часть контрагентов не принимает отрицательные строки или требует отдельного оформления скидок. В формализованных документах могут быть ограничения формата и контрольные проверки. Если скидка предоставляется после отгрузки, чаще всего проще и правильнее оформить корректировочный документ, чем пытаться «втиснуть» скидку в исходный УПД задним числом. Как различать «ошибка формата» и «ошибка контрагента» по симптомам

• Если документ не уходит/не проходит отправку и система пишет о неверном поле/формате — это форматная проблема.
• Если документ дошёл и вы получили отклонение от контрагента с текстом вроде «не тот договор», «не тот склад», «не согласована номенклатура» — это бизнес‑проверка у контрагента.

В первом случае вы правите документ у себя. Во втором — нужно выровнять процесс: уточнить требования контрагента, возможно завести нужные реквизиты/справочники в вашей учётной системе. Итог УПД в ЭДО — это не просто «файл с подписью». Для многих компаний это формализованный XML‑документ, который проходит технические и бизнес‑проверки и только после подписания обеими сторонами становится полноценным закрывающим. Если заранее согласовать формат (формализованный или нет), выбрать правильный статус, аккуратно заполнить реквизиты и контролировать статусы/квитанции, процесс закрытия будет быстрым и без лишних возвратов.