УПД со статусом «1» часто используют как первичный документ и как счет‑фактуру одновременно — поэтому ошибки в НДС здесь самые дорогие: документ не сходится по суммам, контрагент просит переделать, а бухгалтерия теряет время.
В этом материале — понятная пошаговая инструкция, что именно заполнять в УПД с НДС, как проверять ставку и сумму НДС, где чаще всего ошибаются и как быстро собрать документ в генераторе.
Что такое УПД и когда в нем появляется НДС
УПД (универсальный передаточный документ) — это форма, которую используют, чтобы оформить передачу товаров, результатов работ или оказание услуг. Важно, что УПД можно применять как:
• первичный документ (подтверждает факт отгрузки/оказания услуг);
• счет‑фактуру (если заполняется соответствующая часть и выбран статус «1»).
НДС в УПД появляется тогда, когда вы (продавец/исполнитель) являетесь плательщиком НДС и операция облагается НДС по ставке 20% или 10% (или применяется расчетная ставка в специальных случаях). Если вы не плательщик НДС или конкретная операция освобождена, в документе обычно отражают «без НДС».
Статус УПД: «1» и «2» — в чем разница
При заполнении УПД один из ключевых моментов — статус документа:
• Статус «1» означает, что УПД используется одновременно как первичный документ и как счет‑фактура. Это самый частый вариант в B2B, когда нужно закрыть и факт поставки, и НДС.
• Статус «2» означает, что УПД используется только как первичный документ (без функции счета‑фактуры).
Практическое правило: если вам нужно выставить НДС и передать контрагенту документ для принятия НДС к вычету, чаще всего выбирают статус «1».
Что подготовить перед заполнением (чтобы генератор УПД с НДС не превратился в квест)
Перед тем как садиться за «генератор УПД с НДС», соберите входные данные. Это экономит 80% времени и снижает риск ошибок.
1) Реквизиты сторон
• Полное наименование продавца и покупателя.
• ИНН/КПП (у ИП КПП нет).
• Юридический адрес (если используется в шаблоне/учетной политике).
2) Данные договора
• Номер и дата договора/спецификации.
• Условия о НДС (включен ли в цену, ставка, особенности).
• Основание отгрузки/оказания услуг.
3) Номенклатура и единицы измерения
• Наименование товара/услуги так, как это принято в учете.
• Ед. изм. и количество.
• Цена за единицу.
4) Ставка НДС по каждой позиции
• 20% (часто по умолчанию)
• 10% (для отдельных категорий)
• без НДС / освобождение (если применимо)
Важно: ставка НДС может отличаться по позициям. В одном УПД могут быть разные ставки — главное, чтобы суммы были рассчитаны корректно.
Пошагово: как заполнить УПД с НДС
Ниже — логика заполнения, которая работает в 95% случаев. Конкретные поля могут отличаться в зависимости от шаблона/программы, но порядок мысли тот же.
Шаг 1. Укажите дату и номер документа
Дата УПД обычно соответствует дате отгрузки (товары) или дате оказания услуг/подписания акта (услуги/работы). Номер — по вашей внутренней нумерации.
Шаг 2. Заполните продавца и покупателя
Проверьте:
• ИНН/КПП без ошибок в цифрах;
• наименования без лишних сокращений, если у вас строгий комплаенс;
• для ИП: корректные ФИО и ИНН, без КПП.
Шаг 3. Определите статус УПД
Если документ нужен как счет‑фактура — статус «1». Если только закрываете факт — статус «2».
Шаг 4. Заполните основание (договор/заказ/спецификация)
Здесь часто возникает путаница: бухгалтерия любит, когда основание совпадает с тем, что в договоре и в счете (если он был). Лучше писать одинаково: «Договор №… от …», «Спецификация №… от …».
Шаг 5. Внесите позиции (товары/услуги)
Для каждой позиции важны:
• наименование;
• количество;
• цена;
• стоимость без НДС;
• ставка НДС;
• сумма НДС;
• стоимость с НДС.
Если ваш генератор сам считает НДС — всё равно пробегитесь глазами: на больших суммах даже 1% ошибки превращается в проблему.
Шаг 6. Проверьте итоговые суммы
УПД с НДС должен сходиться по базовой арифметике:
• итого без НДС = сумма стоимостей без НДС по всем позициям;
• итого НДС = сумма НДС по всем позициям;
• итого с НДС = итого без НДС + итого НДС.
Шаг 7. Подписи и ответственные лица
Часто в УПД указывают:
• кто отпустил/оказал;
• кто принял;
• должности и ФИО;
• подписи (в бумажном виде) или ЭДО.
Если вы используете ЭДО, важно, чтобы данные ответственных лиц совпадали с настройками вашей учетной системы/ЭДО.
Как посчитать НДС в УПД (20%, 10% и почему важно считать одинаково)
Есть два базовых сценария:
Перед расчетом зафиксируйте, что именно у вас является «ценой»:
• цена по прайсу/договору без НДС (тогда НДС начисляется сверху);
• цена уже включает НДС (тогда НДС нужно выделить из суммы);
• по некоторым операциям может применяться расчетная ставка (например, когда налог рассчитывается «из суммы» по особым правилам). Если вы не уверены, лучше не угадывать и свериться с бухгалтером/учетной системой.
Сценарий А. Цена указана без НДС (НДС сверху)
Тогда:
• НДС = стоимость без НДС × ставка;
• стоимость с НДС = стоимость без НДС + НДС.
Пример логики: если стоимость без НДС 100 000 и ставка 20%, то НДС 20 000, итого 120 000.
Сценарий Б. Цена указана с НДС (НДС внутри)
Тогда сначала нужно выделить НДС из суммы. Для 20% это делается через коэффициент 120, для 10% — через 110.
• НДС (20%) = стоимость с НДС × 20 / 120
• НДС (10%) = стоимость с НДС × 10 / 110
• стоимость без НДС = стоимость с НДС − НДС
Почему это важно: если вы посчитали «сверху», а контрагент выделяет «внутри» — цифры разойдутся. Поэтому договор/счет/прайс должны однозначно отвечать: цена с НДС или без.
УПД по товарам и по услугам: на что смотреть
Для товаров обычно критичны:
• корректные единицы измерения (чтобы совпадало с накладной/складом);
• количество и цена (без расхождений с заказом и счетом);
• дата отгрузки и номер транспортных/складских документов (если вы их указываете);
• товарные характеристики, если от них зависит идентификация (артикул, модель), особенно когда у покупателя строгий внутренний контроль.
Для услуг/работ критичны:
• конкретика в формулировке услуги (что именно оказано);
• период оказания услуг (если услуга ежемесячная/квартальная);
• единица измерения (часто «усл.», «час», «мес.») — главное, чтобы это было логично и подтверждалось договором;
• дата оказания/приемки.
УПД на услуги с НДС — самый частый источник споров «что именно оказано». Лучше делать наименование услуги максимально конкретным: «Услуги по … за период … согласно договору …».
Что проверить именно в части «счет‑фактура» (если статус 1)
Если вы делаете УПД со статусом «1», он закрывает роль счета‑фактуры. Это означает, что внимание бухгалтерии будет в первую очередь на НДС‑части:
• корректность ставки и суммы НДС по каждой позиции;
• корректность итогов по документу;
• корректные реквизиты продавца/покупателя (особенно ИНН/КПП);
• отсутствие «косметических» расхождений (лишний пробел обычно не страшен, а вот ошибка в цифре — критична).
Отдельно: если у вас в поставке есть позиции «без НДС» и позиции с НДС, убедитесь, что генератор/учетка умеет корректно суммировать итоги и не «смешивает» ставки.
Авансы, частичная отгрузка и несколько УПД
В реальной жизни часто бывает так:
• покупатель платит аванс;
• отгрузка идет частями;
• по договору несколько этапов работ.
В этом случае важно, чтобы документы не противоречили друг другу по суммам и НДС. На практике это означает:
• фиксируйте, какая часть закрывается конкретным УПД (этап, партия, период);
• следите, чтобы суммы по всем УПД в сумме совпадали с договором/счетом;
• если меняется стоимость или количество — обычно уже нужна корректировка (а не просто «переделали УПД и забыли»).
Образец логики заполнения (по структуре)
Если вы ищете «УПД с НДС образец», то самый полезный способ — не копировать чужие цифры, а повторить структуру:
1) Шапка: номер/дата, продавец, покупатель.
2) Основание: договор/счет/заказ.
3) Таблица позиций: наименование → количество → цена → сумма без НДС → ставка → НДС → сумма с НДС.
4) Итоги по документу.
5) Подписи/ответственные.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибка 1. НДС рассчитан от «не той базы»
Например, цена в договоре с НДС, а в УПД посчитали НДС сверху. Решение: определитесь, цена с НДС или без, и считайте единообразно.
Ошибка 2. Ставка НДС не соответствует позиции
Чаще всего путают 10% и 20% или ставят 20% «по умолчанию». Решение: проверьте ставку по каждой позиции перед отправкой.
Ошибка 3. Статус УПД выбран неверно
УПД статус «2» отправили там, где нужен счет‑фактура. Решение: если контрагенту нужен вычет НДС — как правило, нужен статус «1».
Ошибка 4. Реквизиты не совпадают с договором/ЕГРЮЛ
Одна цифра в ИНН/КПП — и документ возвращают. Решение: автозаполнение по ИНН и проверка перед отправкой.
Ошибка 5. Разные ставки НДС в одном документе — и неверные итоги
Если позиции со ставкой 10% и 20% смешаны, ошибки в суммах встречаются чаще. Решение: сверяйте итоги по каждой группе ставок, если система это показывает.
Чеклист перед отправкой контрагенту
• Статус УПД выбран правильно (1 или 2).
• Реквизиты сторон (ИНН/КПП, наименования) проверены.
• Основание (договор/спецификация) заполнено и совпадает с первичкой.
• По каждой позиции: ставка НДС, сумма НДС и итого с НДС сходятся.
• Итоги по документу: без НДС + НДС = с НДС.
• Указаны ответственные лица/подписи (или корректные данные для ЭДО).
FAQ
1. Вопрос: Можно ли выставить УПД с НДС, если я на УСН?
Ответ: Да, если вы добровольно платите НДС или у вас есть обязанность начислять НДС в конкретной ситуации. Если НДС не применяется, обычно указывают «без НДС». Лучше ориентироваться на вашу систему налогообложения и договорные условия.
2. Вопрос: Что писать, если операция «без НДС»?
Ответ: Обычно в ставке указывают «без НДС», а сумма НДС становится нулевой. Важно, чтобы это отражалось и в итогах.
3. Вопрос: Можно ли сделать УПД только на услуги?
Ответ: Да, УПД можно применять для услуг/работ. Главное — корректно описать услугу и период, если он важен.
4. Вопрос: Что важнее — счет или УПД?
Ответ: Счет — это платежный документ, а УПД — закрывающий (первичка) и иногда счет‑фактура. С точки зрения учета и НДС ключевым является УПД/счет‑фактура.
5. Вопрос: Если я выставляю УПД, счет‑фактура отдельная нужна?
Ответ: Если УПД оформлен со статусом «1» и заполнен корректно, отдельная счет‑фактура обычно не нужна — он закрывает эту роль. Если статус «2», то это только первичный документ.
6. Вопрос: Можно ли в одном УПД указать позиции с НДС 20% и 10%?
Ответ: Да, это допустимо. Главное — чтобы по каждой позиции была своя ставка и сумма НДС, а итог по документу корректно суммировал все позиции.
7. Вопрос: Как исправить ошибку в УПД с НДС?
Ответ: Обычно делают исправление или корректировочный документ (в зависимости от того, что именно меняется). Конкретный способ зависит от вашего документооборота и требований учета.
8. Вопрос: Что делать, если контрагент просит «как в их бухгалтерии»?
Ответ: Самое частое — они хотят, чтобы совпадали реквизиты, формулировки основания и логика расчета (с НДС/без НДС). Сверьте: цена с НДС или без, статус УПД, ставки и округления.
9. Как сделать УПД с НДС в Documatica
Если вы часто выставляете УПД, удобнее собрать шаблон и проверять суммы автоматически:
• заполнить реквизиты по ИНН;
• добавить позиции и выбрать ставку НДС;
• получить корректные итоги и экспортировать документ.