Главная проблема УПД у ИП — не «сложность формы», а нестабильность заполнения: сегодня один менеджер ставит прочерк в КПП, завтра другой вписывает «000000000», а послезавтра меняют формулировку в подписи — и покупатель возвращает документ.
Чтобы УПД от ИП принимали с первого раза, нужно зафиксировать логику: какие реквизиты ИП обязательны, как корректно отражать отсутствие КПП, как выбирать НДС/без НДС и какие поля проверять перед отправкой по ЭДО.
Оглавление
- УПД для ИП: когда нужен и какие функции выполняет
- Реквизиты ИП в УПД: что заполняем всегда, а что не применимо
- НДС у ИП: как выбрать ставку и что писать при «без НДС»
- Логика заполнения табличной части: товар/услуга, единицы, суммы, округления
- Подписи и полномочия: кто подписывает УПД от ИП
- Частые ошибки ИП в УПД и способы профилактики
- Как сделать УПД для ИП в Documatica
- FAQ
УПД для ИП: когда нужен и какие функции выполняет
ИП использует УПД по тем же причинам, что и организация: подтвердить факт передачи товара/оказания услуги и зафиксировать сумму расчётов. УПД удобен тем, что он может закрывать сразу два вопроса: первичку и (при необходимости) счёт‑фактуру. Но ИП часто работает без НДС, и тогда УПД выступает прежде всего как первичный документ для покупателя.
Важно заранее согласовать с покупателем:
• принимают ли они УПД как закрывающий документ;
• какой статус/вид документа им нужен (только первичка или совмещённый вариант);
• требуется ли детализация по договору/спецификации.
Реквизиты ИП в УПД: что заполняем всегда, а что не применимо
- У ИП есть набор реквизитов, которые обычно ожидают видеть в документах:
- ФИО ИП полностью и указание «Индивидуальный предприниматель».
- ИНН ИП.
- ОГРНИП (часто просят; у многих контрагентов это обязательное поле).
- Адрес (по вашей политике: регистрации/почтовый и т.п. — главное единообразие).
- Банковские реквизиты (если выводятся в форме или нужны контрагенту).
Что у ИП обычно отсутствует:
• КПП. У ИП КПП нет. В УПД поле КПП либо оставляют пустым, либо ставят «—», если система требует символ. Самое важное — единообразие.
Рекомендация по стандартизации:
• выберите один вариант отображения отсутствующих реквизитов (пусто или «—») и закрепите его в шаблоне.
НДС у ИП: как выбрать ставку и что писать при «без НДС»
ИП может быть как плательщиком НДС, так и работать без НДС. Логика простая:
- Если ИП выставляет НДС — указываете ставки (20%/10%/0% по строкам), сумму НДС и итог «с НДС».
- Если ИП не предъявляет НДС — указываете ставку «без НДС», сумма НДС нулевая, итог равен сумме без налога.
Организационный момент: покупатели на ОСН часто очень чувствительны к НДС. Если они ожидали НДС, а получили «без НДС», у них меняется экономика и учёт. Чтобы избежать конфликтов:
• фиксируйте режим/условия НДС в договоре и счёте;
• повторяйте ключевую оговорку в документе, если это принято.
Логика заполнения табличной части: товар/услуга, единицы, суммы, округления
Чтобы УПД проходил без возвратов, табличная часть должна «сходиться» с договором, счётом и фактической поставкой. Проверьте точки риска:
1) Наименование
Для услуг — период/объём, для товара — артикул/модель при необходимости. Самая рабочая формула для услуг:
• «Услуги по ___ за период ___ по договору №___ от ___».
Для товара важно, чтобы наименование было сопоставимо с заказом/накладной (если вы их используете).
2) Единица измерения
Системы контрагентов часто требуют единицы, согласованные в справочнике. Даже если вам всё равно, у покупателя может быть автоматическая сверка.
Если вы оказываете услуги, чаще всего используют «усл.» или «мес.» или «час» — выберите то, что соответствует договору.
3) Количество и цена
Ошибка в десятых/сотых — частая причина расхождений. Если цена считается «за месяц», а период вы отражаете количеством «1», убедитесь, что это согласуется с договором.
4) Сумма строки и округления
Заранее решите правило округления:
• округляем цену до копеек и считаем сумму;
• или держим цену с большей точностью и округляем сумму строки.
Главное — чтобы правило было одинаковым во всех документах, иначе покупатель увидит «прыгающие» копейки.
5) НДС-блок
Для «без НДС» — ставка «без НДС», сумма НДС 0.
Если вы плательщик НДС: ставка (20/10/0) и сумма НДС должны соответствовать тому, как договор трактует цену (с НДС или без НДС).
Мини‑пример логики заполнения (без цифр)
• Строка 1: «Услуги ___ за период ___»; ед. изм. «усл.»; количество 1; цена ___; ставка «без НДС»; сумма НДС 0.
• Итог: сумма по строкам = итог по документу.
Пошагово: как ИП заполнить УПД, чтобы контрагент принял с первого раза
Шаг 1. Проверьте карточку ИП
ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес, реквизиты — одинаково во всех документах.
Шаг 2. Зафиксируйте правило по КПП
КПП у ИП нет. Выберите один вариант (пусто или «—») и используйте всегда.
Шаг 3. Выберите статус документа
Если вам нужен документ как «первичка» — чаще всего достаточно статуса первички. Если вы выставляете НДС и хотите совмещать со счетом‑фактурой — согласуйте статус, который это поддерживает.
Шаг 4. Заполните основание
Договор/счёт/заказ. Формулировка основания должна совпадать с тем, что видит бухгалтерия покупателя.
Шаг 5. Заполните табличную часть
Наименование → единицы → количество → цена → сумма. Затем налоговая ставка/НДС.
Шаг 6. Сверьте итоги
Итог по документу должен совпадать с тем, что в счёте/договоре и ожидает контрагент.
Шаг 7. Подпишите корректным подписантом
Либо ИП, либо представитель по доверенности/МЧД.
Подписи и полномочия: кто подписывает УПД от ИП
От ИП документ подписывает сам предприниматель или уполномоченное лицо по доверенности. В ЭДО это особенно важно: контрагент часто проверяет полномочия.
Практические правила:
• если подписывает ИП — убедитесь, что сертификат/подпись оформлены корректно;
• если подписывает представитель — подготовьте доверенность/МЧД (по требованиям сторон).
Частые ошибки ИП в УПД и способы профилактики
Ошибка 1. Вписывают КПП или выдумывают «технический КПП»
Как избежать: в карточке ИП зафиксируйте «КПП не применяется».
Ошибка 2. Разные варианты имени ИП в документах
Как избежать: используйте единый шаблон ФИО как в ЕГРИП.
Ошибка 3. Указывают «0%» вместо «без НДС» (или наоборот)
Как избежать: отдельные шаблоны ставок и контроль перед отправкой.
Ошибка 4. Неправильный период услуг или отсутствие детализации
Как избежать: в строке услуги указывайте период и основание.
Ошибка 5. Несовпадение суммы в УПД и в счёте/заказе
Как избежать: формируйте УПД из документа продажи/счёта, а не вручную.
Ошибка 6. Некорректный подписант в ЭДО
Как избежать: настройте сценарии подписания и проверяйте полномочия до отправки.
Как сделать УПД для ИП в Documatica
Идея простая: один раз настроить карточку ИП и шаблоны, а дальше формировать документы без ручного набора реквизитов.
Шаг 1. Создайте карточку ИП
Заполните: ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес, банковские реквизиты. Для КПП установите «не применяется» или «—».
Шаг 2. Настройте налоговый профиль
Если ИП работает без НДС — задайте «без НДС» как профиль по умолчанию. Если есть операции с НДС — настройте профили по сценариям (20%, 10%, 0%, без НДС).
Шаг 3. Заполните справочник контрагентов
Добавьте контрагентов по ИНН, проверьте реквизиты. Это уменьшает возвраты из‑за ошибок в цифрах.
Шаг 4. Заполните справочники номенклатуры/услуг
Для регулярных услуг создайте типовые позиции с понятными названиями и единицами измерения.
Шаг 5. Сформируйте продажу и УПД
Формируйте УПД из исходной операции (продажа/акт), чтобы суммы и основание подтягивались автоматически.
Шаг 6. Контроль перед отправкой
Перед подписью проверьте:
• КПП пусто/«—» (как вы решили);
• ставка НДС/«без НДС» в каждой строке;
• итоги сходятся;
• основание заполнено.
Шаг 7. Подписание и отправка
Проверьте подписанта и полномочия. Отправьте через ЭДО.
Чеклист «ИП не возвращают документы»
• Одинаковое написание ФИО/наименования ИП.
• Не меняем формат КПП от документа к документу.
• Основание всегда указано.
• Для услуг всегда прописан период.
• Итоги сходятся с договором/счётом.
• Подписывает правильный человек.
FAQ
1) Нужно ли ИП указывать КПП в УПД?
Нет, у ИП КПП нет. Если поле присутствует в шаблоне, используйте выбранный вами стандарт: пусто или «—».
2) Можно ли писать «КПП: 000000000», чтобы «не ругалось»?
Лучше так не делать: многие бухгалтерии воспринимают это как ошибку реквизитов. Лучше настроить шаблон/систему на пустое значение или «—».
3) Обязательно ли указывать ОГРНИП?
Часто это не строго обязательное поле для первички, но многие контрагенты требуют. Если хотите меньше возвратов — указывайте.
4) Если ИП на УСН, в УПД всегда «без НДС»?
Чаще всего да, но ориентируйтесь на вашу реальную налоговую ситуацию и условия договора. Не подменяйте «0%» на «без НДС».
5) Можно ли использовать УПД вместо акта?
Во многих процессах да — если это согласовано с контрагентом и ваш документ закрывает оказание услуг/работ.
6) Кто подписывает УПД в ЭДО от ИП?
Сам ИП или представитель по доверенности/МЧД — в зависимости от вашей схемы.
7) Что писать в «Основание»?
Номер и дата договора/заказа/счёта. Важно, чтобы формулировка совпадала с тем, что контрагент ожидает увидеть.
8) Почему контрагент возвращает УПД из-за «пустого КПП»?
Иногда это ограничения их учётной системы. Решение — согласовать единый вариант (часто «—») и использовать его постоянно.
9) Указывать ли адрес ИП в УПД?
Если в ваших шаблонах/договорах адрес используется — указывайте стабильно. Важнее всего, чтобы он совпадал с тем, что вы используете в договорной базе.
10) Можно ли смешивать товары и услуги в одном УПД?
Обычно можно, но иногда удобнее разделить: так проще сверять и меньше шансов на отклонение.