УПД для ООО — проверка реквизитов и НДС (чеклист)

Роль УПД для ООО: первичка, счёт‑фактура, ЭДО ООО чаще всего работает в режимах, где НДС — постоянная часть документооборота. Поэтому УПД используют как: документ закрытия поставки/оказания услуг (первичный учёт); документ для НДС‑учёта, если УПД выполняет функции счёта‑фактуры; электронный юридически значимый документ в ЭДО.

Вывод: УПД должен быть заполнен так, чтобы его одинаково прочитали: бухгалтерия, ЭДО‑оператор, учётная система контрагента и ваши внутренние регламенты.

Реквизиты ООО: что должно совпадать один в один Проблема №1 — реквизиты «вроде правильные», но не идентичные карточке контрагента или договору. Для автоматической сверки это уже ошибка. Проверяйте:

1. Наименование

Если у контрагента в договоре один формат, а в УПД другой, иногда это проходит, но иногда у крупных компаний стоит жёсткая проверка. Выберите стандарт отображения и закрепите его.

1. ИНН и КПП

Для ООО КПП обязателен и часто является ключом в учётных системах. Неверный КПП — типовая причина отказа.

1. ОГРН

Не всегда критичен для первички, но полезен как контрольный реквизит.

1. Адрес

Сверяйте с тем, что указано в договоре и карточке контрагента.

1. Банковские реквизиты (если выводятся)

Ошибки могут провоцировать вопросы и задержки.

1. Основание

Номер и дата договора/спецификации/заказа. В крупных компаниях без корректного основания документ может зависнуть на согласовании.

НДС в УПД: ставки, «0%» и «без НДС», построчные правила НДС‑ошибка №1 — неправильная квалификация ставки. Для ООО это особенно больно: покупатель может не принять документ, а ваша бухгалтерия потом будет вручную разруливать расхождения.

Перед тем как смотреть на цифры, зафиксируйте 3 вещи: цена в договоре указана с НДС или без НДС; ставка НДС по каждой позиции (может отличаться по строкам); как вы округляете суммы (по строкам или по итогу).

1. Ставки 20% и 10%

Главный риск — ставка «по умолчанию» в номенклатуре. Закрепляйте ставки в карточках товаров/услуг или шаблонах.

1. Ставка 0%

0% — это не «без НДС». Это НДС по нулевой ставке. В документах отражают именно «0%», даже если сумма налога равна нулю.

1. «Без НДС»

Используется, когда НДС не предъявляется по операции. В документе ставка «без НДС», сумма НДС — 0.

1. Смешанные ставки в одном УПД

Допустимо, если система поддерживает. Проверьте: ставки по строкам, корректность итогов, требования контрагента.

Проверка табличной части: номенклатура, суммы, округления, итоги Это часть, где чаще всего «всё выглядит правильно», но документ не принимают.

1. Наименование позиций

Должно быть достаточно понятным и сопоставимым с договором/спецификацией. Для сложных товаров полезны артикулы/модели, если они есть в договоре/заказе.

1. Единицы измерения

Если у контрагента в заказе «шт», а вы пишете «упак», строки могут не сопоставиться автоматически. Для услуг указывайте единицу так, как в договоре («усл.», «час», «мес.»).

1. Количество, цена, сумма

Проверяйте пересчёт и скидки/комплекты. Если применяются скидки, важно, чтобы они отражались одинаково (скидка строкой или включена в цену).

1. Округления

Вопрос «почему 1–2 копейки разницы» — классика. Выберите правило: округляем цену и считаем сумму; или считаем сумму с высокой точностью и округляем итог. И придерживайтесь его постоянно.

1. НДС по строкам и итогу

Сумма НДС по каждой строке должна соответствовать ставке и базе (цена с НДС или без НДС). Итоговая сумма НДС должна сходиться.

1. Итог «с НДС»

Контрагент часто проверяет именно «итог с НДС». При расхождении документ возвращают.

1. Смешанные ставки и группы итогов

Если в документе есть 20% и 10% (или «без НДС»), убедитесь, что система корректно суммирует по группам и не «переносит» ставку по умолчанию на все строки.

Подписи, доверенности, МЧД: почему документы возвращают В ЭДО частая причина возврата — подпись «не тем человеком».

1. Кто подписывает

руководитель; уполномоченное лицо (нужна доверенность/МЧД по требованиям сторон).

1. Что проверяет контрагент

соответствие подписанта роли; наличие доверенности/МЧД; корректность данных подписанта.

1. Как снизить возвраты

держать список разрешённых подписантов; не менять подписанта «по ситуации» без уведомления.

Типовые ошибки ООО в УПД и быстрые способы исправления Ошибка 1. Неверный КПП Решение: обновить карточку контрагента и перевыставить документ. В идеале — запретить ручной ввод КПП и всегда тянуть его из справочника.

Ошибка 2. Ставка НДС не совпадает с договором Решение: исправить строку и пересчитать документ. Если уже подписан — действовать через корректировку по правилам ЭДО.

Ошибка 3. Итоги «не сходятся» из‑за округления Решение: зафиксировать единое правило округления (по строкам или по итогу) и применять всегда.

Ошибка 4. Неправильное основание Решение: привязать правильный договор/заказ и унифицировать формулировки основания.

Ошибка 5. Неправильный подписант Решение: переназначить маршрут подписания, приложить доверенность/МЧД.

Ошибка 6. «Цена с НДС/без НДС» трактуется по‑разному Решение: явно фиксировать в договоре и счёте, цена с НДС или без НДС. В УПД это влияет на расчёт НДС и итоговые суммы.

Ошибка 7. Позиции не совпадают с заказом Решение: формировать УПД из заказа/реализации, а не вручную. Это уменьшает расхождения по количествам и названиям.

Как настроить выпуск и проверку УПД в Documatica Цель — сделать так, чтобы менеджер не «угадывал» реквизиты и ставки НДС, а система подставляла всё из справочников.

Шаг 1. Стандартизируйте справочники организации Заполните карточку ООО: наименование (как в договорной базе), ИНН, КПП, ОГРН, адрес, при необходимости — банковские реквизиты. Зафиксируйте единый формат отображения (сокращения, кавычки, пробелы), чтобы не было «ООО Ромашка» в одном документе и «ООО «Ромашка»» в другом.

Шаг 2. Настройте контрагентов и контроль по ИНН/КПП Сделайте ИНН/КПП обязательными. Включите предупреждение, если КПП изменился или отличается от того, что уже использовалось в документах по этому контрагенту.

Шаг 3. Настройте НДС‑профили и ставки 20/10/0/без НДС — отдельные профили. Закрепите ставку НДС в карточках номенклатуры (или хотя бы в шаблонах документов), чтобы не ставить «20% по умолчанию» везде.

Шаг 4. Формируйте УПД из исходного документа Лучше всего: заказ/реализация/акт → УПД. Так совпадают суммы, номенклатура и основание.

Шаг 5. Чек‑лист перед отправкой Реквизиты, основание, ставки, суммы, подписант. Если документ совмещает функции счета‑фактуры, контроль НДС — обязателен.

Шаг 6. Настройте роли подписантов Определите, кто подписывает УПД: руководитель или уполномоченное лицо. Для уполномоченного лица заранее подготовьте доверенность/МЧД (по требованиям ключевых контрагентов), чтобы не ловить отклонения на этапе закрытия месяца.

Шаг 7. Разбор отклонений Если контрагент отклонил документ — фиксируйте причину (КПП/подписант/ставка/итоги) и исправляйте на уровне шаблона, а не разовой ручной правкой.

Пошаговая проверка «перед отправкой в ЭДО» Открыть документ и сверить ИНН/КПП сторон. Сверить основание (договор/заказ/счёт). Проверить ставки НДС по строкам. Проверить арифметику: без НДС + НДС = с НДС. Проверить подписанта и полномочия.

FAQ

1. Почему УПД возвращают из‑за одного символа в наименовании?

Потому что у контрагента может быть автоматическая сверка по строке наименования из договора/карточки. Особенно часто это встречается у крупных компаний.

1. Можно ли ООО выставить УПД «без НДС»?

Да, если по операции НДС не предъявляется по законным основаниям. Но нельзя использовать «без НДС» для облагаемой реализации «ради простоты».

1. Чем отличается «0%» от «без НДС», если сумма налога ноль?

0% — это ставка НДС (налог применяется, но по нулевой ставке). «Без НДС» — НДС не предъявляется. Учётный смысл разный.

1. Допустимы ли разные ставки НДС в одном УПД?

Часто да, построчно. Но проверьте требования контрагента и возможности их учётной системы/ЭДО.

1. Что делать, если в одном УПД часть строк «без НДС», а часть 20%?

Технически возможно, но повышает риск отклонения. Если контрагент часто отклоняет такие документы — лучше разделить на два УПД.

1. Кто должен подписывать УПД от ООО в ЭДО?

Руководитель или уполномоченное лицо. Для уполномоченного лица обычно нужны подтверждённые полномочия (доверенность/МЧД).

1. Почему документы отклоняют из‑за подписанта, хотя он «наш сотрудник»?

Контрагенту важно не «кто ваш сотрудник», а есть ли полномочия подписывать именно этот тип документов. В ЭДО это часто проверяется автоматически.

1. Что делать, если после подписания нашли ошибку в ставке НДС?

Действовать по процедуре исправления/корректировки в ЭДО и учёте, согласовав с контрагентом. Не пытайтесь «подменить файл» без юридической процедуры.

1. Как снизить возвраты по реквизитам?

Автозаполнение реквизитов по ИНН/КПП и запрет ручного редактирования критичных полей в шаблонах.