УПД часто воспринимают как «формальный документ», но на практике он либо проходит у контрагента с первого раза, либо превращается в переписку на недели. Чтобы не ловить отклонения в ЭДО и расхождения в учёте, важно не просто заполнить поля, а выбрать правильный статус, согласовать основание и аккуратно собрать табличную часть.
Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации.
Ниже — понятная логика и чек‑лист, который можно закрепить как стандарт для сотрудников.
Что фиксирует УПД при отгрузке товара
УПД на товары фиксирует факт передачи конкретной номенклатуры в конкретном количестве и цене. Здесь чаще всего «сыпятся» строки: единицы, количество, НДС и округления.
Если у контрагента есть заказ/спецификация, табличная часть УПД должна быть сопоставима с ними, иначе автоматическая сверка не сойдётся
Статус 1/2: когда нужен счёт‑фактурный блок
УПД бывает в двух практических режимах:
- Статус 1: документ совмещает первичный документ и счёт‑фактуру (когда по сделке предъявляется НДС и важен счёт‑фактурный блок).
- Статус 2: документ используется как первичка (когда счёт‑фактурная часть не нужна).
Главное — согласовать ожидание контрагента. Частая проблема: вы отправляете «как первичку», а контрагент ждёт документ, который он проводит как счёт‑фактуру (или наоборот).
Табличная часть: наименование, артикулы, единицы, количество
Для товара важно сопоставление с заказом/спецификацией: наименование, единица измерения, количество, цена. Если контрагент сверяет по артикулу/коду — добавляйте их в описание или отдельные поля, если они предусмотрены.
Избегайте ситуации «в заказе 10 шт, в УПД 1 упак»: контрагентская система может не сопоставить строки.
НДС по строкам: 20/10/0/без НДС и смешанные ставки
Проверьте табличную часть по порядку:
- единица измерения и количество;
- цена и сумма строки (количество × цена);
- ставка НДС по строке (20/10/0/без НДС);
- сумма НДС и итог «с НДС».
Отдельно решите вопрос округления: округляем цену или сумму строки. Главное — один стандарт на все документы.
Округления и итоги: как не получить расхождение
В ЭДО часто отклоняют документы из‑за подписи: подписал сотрудник без подтверждённых полномочий или не совпали данные подписанта.
Практика: держите список разрешённых подписантов и заранее оформляйте доверенности/МЧД, если подписывает не руководитель.
Подписи и приёмка в ЭДО
Типовые ошибки:
- неверная ставка НДС в одной строке;
- нет основания или оно «не узнаётся» бухгалтерией контрагента;
- расхождения по округлению;
- разные варианты реквизитов от документа к документу;
- неверный подписант.
Лучший способ профилактики — формировать УПД из исходного документа (заказ/реализация/акт) и тянуть реквизиты из справочников.
Как сделать УПД на товары в Documatica
Как сделать в Documatica (универсальная схема)
Шаг 1. Заполните карточку вашей компании и подписи.
Шаг 2. Заполните справочник контрагентов (лучше по ИНН) и закрепите реквизиты.
Шаг 3. Настройте ставки/профили НДС и шаблоны (НДС, 0%, без НДС).
Шаг 4. Создайте документ продажи/акта и сформируйте УПД из него.
Шаг 5. Перед отправкой пройдите чек‑лист: реквизиты, основание, табличная часть, ставки, итоги, подписант.
FAQ
- Нужно ли указывать артикул?
Если артикул фигурирует в заказе/договоре и контрагент по нему сверяет — лучше указывать, чтобы избежать отклонений. - Можно ли в одном УПД разные ставки НДС?
Часто да, построчно, но некоторые контрагенты просят разделять документы. - Что важнее: реквизиты или табличная часть?
И то и другое. Но чаще всего «роняет» приёмку неверный КПП/подписант и расхождения по строкам. - Почему документ не сходится на 1–2 копейки?
Из‑за разных правил округления. Нужен единый стандарт округления по строкам или по итогу. - Можно ли заменить ТОРГ‑12 УПД?
Во многих процессах да, если стороны согласовали, а УПД закрывает факт передачи товара. - Что делать, если ошиблись в количестве?
Если документ ещё не подписан — перевыставить. Если подписан — действовать по процедуре исправления/корректировки и правилам ЭДО. - Нужно ли указывать упаковку/комплекты?
Если это важно для приёмки и фигурирует в спецификации — да, иначе контрагент может не сопоставить строки. - Как уменьшить ручной ввод?
Формировать УПД из реализации/заказа и тянуть номенклатуру из справочников.