УПД на товары — заполнение при отгрузке (чек‑лист + ошибки)

SEO-блок Цель/интент: информационный + коммерческий Цель материала: дать чек‑лист по табличной части и реквизитам, чтобы контрагент принимал УПД с первого раза. Кому полезно: бухгалтеру, кладовщику/логисту, менеджеру по продажам, специалисту по ЭДО. Основной запрос: УПД на товары. LSI (подмешать по тексту): УПД на товары образец; как заполнить УПД на отгрузку товара; УПД табличная часть товар; единица измерения в УПД; НДС 20% 10% в УПД; УПД статус 1 для товара; ошибки в УПД при поставке. Meta Title: УПД на товары — заполнение при отгрузке (чек‑лист + ошибки) Meta Description: Как заполнить УПД на товары: номенклатура, единицы, количество, НДС, округления, реквизиты и контроль перед отправкой в ЭДО. Рекомендуемый slug: upd-na-tovary-kak-zapolnit Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации. УПД на товары: как заполнить при отгрузке и не сломать сверку Лид УПД часто воспринимают как «формальный документ», но на практике он либо проходит у контрагента с первого раза, либо превращается в переписку на недели. Чтобы не ловить отклонения в ЭДО и расхождения в учёте, важно не просто заполнить поля, а выбрать правильный статус, согласовать основание и аккуратно собрать табличную часть. Ниже — понятная логика и чек‑лист, который можно закрепить как стандарт для сотрудников. Оглавление

1. Что фиксирует УПД при отгрузке товара
2. Статус 1/2: когда нужен счёт‑фактурный блок
3. Табличная часть: наименование, артикулы, единицы, количество
4. НДС по строкам: 20/10/0/без НДС и смешанные ставки
5. Округления и итоги: как не получить расхождение
6. Подписи и приёмка в ЭДО
7. Как сделать УПД на товары в Documatica
8. FAQ

Что фиксирует УПД при отгрузке товара УПД на товары фиксирует факт передачи конкретной номенклатуры в конкретном количестве и цене. Здесь чаще всего «сыпятся» строки: единицы, количество, НДС и округления. Если у контрагента есть заказ/спецификация, табличная часть УПД должна быть сопоставима с ними, иначе автоматическая сверка не сойдётся. Статус 1/2: когда нужен счёт‑фактурный блок УПД бывает в двух практических режимах:

1. Статус 1: документ совмещает первичный документ и счёт‑фактуру (когда по сделке предъявляется НДС и важен счёт‑фактурный блок).
2. Статус 2: документ используется как первичка (когда счёт‑фактурная часть не нужна).

Главное — согласовать ожидание контрагента. Частая проблема: вы отправляете «как первичку», а контрагент ждёт документ, который он проводит как счёт‑фактуру (или наоборот). Табличная часть: наименование, артикулы, единицы, количество Для товара важно сопоставление с заказом/спецификацией: наименование, единица измерения, количество, цена. Если контрагент сверяет по артикулу/коду — добавляйте их в описание или отдельные поля, если они предусмотрены. Избегайте ситуации «в заказе 10 шт, в УПД 1 упак»: контрагентская система может не сопоставить строки. НДС по строкам: 20/10/0/без НДС и смешанные ставки Проверьте табличную часть по порядку: — единица измерения и количество; — цена и сумма строки (количество × цена); — ставка НДС по строке (20/10/0/без НДС); — сумма НДС и итог «с НДС». Отдельно решите вопрос округления: округляем цену или сумму строки. Главное — один стандарт на все документы. Округления и итоги: как не получить расхождение В ЭДО часто отклоняют документы из‑за подписи: подписал сотрудник без подтверждённых полномочий или не совпали данные подписанта. Практика: держите список разрешённых подписантов и заранее оформляйте доверенности/МЧД, если подписывает не руководитель. Подписи и приёмка в ЭДО Типовые ошибки: — неверная ставка НДС в одной строке; — нет основания или оно «не узнаётся» бухгалтерией контрагента; — расхождения по округлению; — разные варианты реквизитов от документа к документу; — неверный подписант. Лучший способ профилактики — формировать УПД из исходного документа (заказ/реализация/акт) и тянуть реквизиты из справочников. Как сделать УПД на товары в Documatica Как сделать в Documatica (универсальная схема) Шаг 1. Заполните карточку вашей компании и подписи. Шаг 2. Заполните справочник контрагентов (лучше по ИНН) и закрепите реквизиты. Шаг 3. Настройте ставки/профили НДС и шаблоны (НДС, 0%, без НДС). Шаг 4. Создайте документ продажи/акта и сформируйте УПД из него. Шаг 5. Перед отправкой пройдите чек‑лист: реквизиты, основание, табличная часть, ставки, итоги, подписант. FAQ

1. Нужно ли указывать артикул?

Если артикул фигурирует в заказе/договоре и контрагент по нему сверяет — лучше указывать, чтобы избежать отклонений.

1. Можно ли в одном УПД разные ставки НДС?

Часто да, построчно, но некоторые контрагенты просят разделять документы.

1. Что важнее: реквизиты или табличная часть?

И то и другое. Но чаще всего «роняет» приёмку неверный КПП/подписант и расхождения по строкам.

1. Почему документ не сходится на 1–2 копейки?

Из‑за разных правил округления. Нужен единый стандарт округления по строкам или по итогу.

1. Можно ли заменить ТОРГ‑12 УПД?

Во многих процессах да, если стороны согласовали, а УПД закрывает факт передачи товара.

1. Что делать, если ошиблись в количестве?

Если документ ещё не подписан — перевыставить. Если подписан — действовать по процедуре исправления/корректировки и правилам ЭДО.

1. Нужно ли указывать упаковку/комплекты?

Если это важно для приёмки и фигурирует в спецификации — да, иначе контрагент может не сопоставить строки.

1. Как уменьшить ручной ввод?

Формировать УПД из реализации/заказа и тянуть номенклатуру из справочников.