УПД часто воспринимают как «формальный документ», но на практике он либо проходит у контрагента с первого раза, либо превращается в переписку на недели. Чтобы не ловить отклонения в ЭДО и расхождения в учёте, важно не просто заполнить поля, а выбрать правильный статус, согласовать основание и аккуратно собрать табличную часть.
Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации.
Ниже — понятная логика и чек‑лист, который можно закрепить как стандарт для сотрудников.
Когда УПД применяют для услуг и что он заменяет
УПД на услуги нужен, чтобы зафиксировать факт оказания услуг и сумму расчётов. В отличие от товара, у услуги нет «штуки» на складе — поэтому критичны период, содержание услуги и основание (договор/заказ).
На практике контрагент принимает УПД на услуги быстрее, если из документа видно: что именно оказано, за какой период и по какому основанию.
Статус 1 и статус 2 для услуг: как выбрать
УПД бывает в двух практических режимах:
- Статус 1: документ совмещает первичный документ и счёт‑фактуру (когда по сделке предъявляется НДС и важен счёт‑фактурный блок).
- Статус 2: документ используется как первичка (когда счёт‑фактурная часть не нужна).
Главное — согласовать ожидание контрагента. Частая проблема: вы отправляете «как первичку», а контрагент ждёт документ, который он проводит как счёт‑фактуру (или наоборот).
Как правильно описывать услугу и период оказания
Для услуг важно, чтобы описание было «учётным», а не общим. Рабочая формула:
— вид услуги + период + основание.
Пример логики: «Услуги по ___ за период ___ по договору №___ от ___».
Если услуги этапные, указывайте этап (этап 1, этап 2) или ссылку на спецификацию/приложение.
Табличная часть: единицы, количество, цена, НДС
Проверьте табличную часть по порядку:
- единица измерения и количество;
- цена и сумма строки (количество × цена);
- ставка НДС по строке (20/10/0/без НДС);
- сумма НДС и итог «с НДС».
Отдельно решите вопрос округления: округляем цену или сумму строки. Главное — один стандарт на все документы.
Подписи и полномочия в ЭДО
В ЭДО часто отклоняют документы из‑за подписи: подписал сотрудник без подтверждённых полномочий или не совпали данные подписанта.
Практика: держите список разрешённых подписантов и заранее оформляйте доверенности/МЧД, если подписывает не руководитель.
Типовые ошибки и как их предотвратить
Типовые ошибки:
- неверная ставка НДС в одной строке;
- нет основания или оно «не узнаётся» бухгалтерией контрагента;
- расхождения по округлению;
- разные варианты реквизитов от документа к документу;
- неверный подписант.
Лучший способ профилактики — формировать УПД из исходного документа (заказ/реализация/акт) и тянуть реквизиты из справочников.
Как сделать УПД на услуги в Documatica
Как сделать в Documatica (универсальная схема)
- Шаг 1. Заполните карточку вашей компании и подписи.
- Шаг 2. Заполните справочник контрагентов (лучше по ИНН) и закрепите реквизиты.
- Шаг 3. Настройте ставки/профили НДС и шаблоны (НДС, 0%, без НДС).
- Шаг 4. Создайте документ продажи/акта и сформируйте УПД из него.
- Шаг 5. Перед отправкой пройдите чек‑лист: реквизиты, основание, табличная часть, ставки, итоги, подписант.
FAQ
- Можно ли закрывать услуги УПД вместо акта?
Часто да: УПД может выступать первичным документом, если это согласовано с контрагентом и соответствует вашей схеме документооборота. - Что писать в наименовании услуги?
Лучше указывать вид услуги и период: так покупателю проще принять документ и сопоставить с договором/заказом. - Нужна ли единица измерения для услуг?
Обычно да: даже если это формальность, учётная система контрагента может требовать единицу и количество. - Можно ли поставить количество 1 и сумму за месяц?
Да, если договор трактует услугу как единую за период. Главное — одинаково делать в счёте, акте/УПД и договоре. - Что выбрать: «без НДС» или 0%?
Это разные режимы. 0% — ставка НДС, «без НДС» — НДС не предъявляется. Выбор зависит от основания операции. - Почему в ЭДО отклоняют УПД на услуги?
Чаще всего из‑за реквизитов, основания, периода услуги или подписанта без подтверждённых полномочий. - Нужно ли прикладывать договор?
Не всегда, но указать основание (№ и дата договора/заказа) в документе обычно полезно. - Как избежать копеечных расхождений?
Заранее зафиксировать правило округления и не менять его от документа к документу.