УПД в Excel: шаблон, заполнение и проверка (статус 1/2, НДС)

SEO-блок Цель/интент: информационный + практический Цель материала: дать понятный алгоритм оформления УПД в Excel (включая статус 1/2, НДС/без НДС), объяснить ограничения и как избежать ошибок при обмене с контрагентом и в ЭДО. Кому полезно: бухгалтеру, ИП/ООО, менеджеру по документообороту, тем, кто ведёт учёт «вручную». Основной запрос: УПД в Excel. LSI (подмешать по тексту): УПД Excel скачать; УПД шаблон Excel; УПД статус 1 Excel; УПД без НДС Excel; УПД с НДС 20% Excel; печатная форма УПД; как заполнить УПД в Excel; ошибки в УПД Excel; можно ли отправлять УПД Excel в ЭДО. Meta Title: УПД в Excel: шаблон, заполнение и проверка (статус 1/2, НДС) Meta Description: Как сделать УПД в Excel: что обязательно заполнить, как выбрать статус 1/2, как показать НДС/без НДС и какие проверки провести, чтобы контрагент принял документ. Рекомендуемый slug: upd-v-excel-shablon-i-zapolnenie Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации. УПД в Excel: как сделать, заполнить и не получить возврат от контрагента Лид Когда нет учётной системы или нужно быстро оформить документ «здесь и сейчас», многие делают УПД в Excel. Это рабочий вариант, если понимать два ограничения: (1) вы несёте ответственность за правильность реквизитов и расчётов, (2) при переходе в ЭДО или при требованиях контрагента к формату может потребоваться не просто таблица, а корректная печатная форма и/или структурированный файл. Ниже — практическая схема: как подготовить шаблон, какие поля считаются критичными, как выбрать статус 1/2 и как организовать проверки, чтобы документ принимали с первого раза. Оглавление

1. Можно ли оформлять УПД в Excel и когда это уместно
2. Статус 1 и статус 2: что меняется в Excel
3. Структура шаблона: какие блоки должны быть обязательно
4. Табличная часть: номенклатура, единицы, количество, цена
5. НДС: с НДС, без НДС, 0% и смешанные ставки
6. Нумерация, даты, период и основание
7. Подписи: бумага, скан, ЭДО
8. Частые ошибки в УПД Excel и чек‑лист перед отправкой
9. Как автоматизировать УПД из Excel в Documatica
10. FAQ

Можно ли оформлять УПД в Excel и когда это уместно Excel сам по себе не запрещён: важен не инструмент, а содержание документа и соблюдение требований к первичным документам и, при необходимости, счёту‑фактуре. На практике УПД в Excel используют в случаях: — небольшие объёмы (редкие сделки, разовые продажи/услуги); — нужно оперативно выдать документ клиенту, а учётная система недоступна; — контрагент принимает печатную форму (в PDF) и не требует обмена через конкретный оператор ЭДО. Когда Excel становится рискованным: — поток документов большой (растёт риск ошибок и «расхождений в копейках»); — сделки с НДС, где важны строгие реквизиты счёта‑фактуры; — контрагент работает строго через ЭДО и ожидает структурированный документ; — нужны корректировки, исправления, частичные отгрузки, смешанные ставки — всё это сложнее контролировать вручную. Статус 1 и статус 2: что меняется в Excel УПД часто «путают» с универсальным актом. Ключевое отличие — статус:

1. Статус 1. УПД совмещает первичный документ и счёт‑фактуру. Это важно, когда вы предъявляете НДС и покупателю нужен документ для вычета. В таком случае в форме присутствует блок реквизитов, характерных для счёта‑фактуры.
2. Статус 2. УПД используется как первичный документ без счёта‑фактурной части (например, когда вы не выставляете НДС или по сделке не требуется счёт‑фактура).

Практическое правило: статус выбирают не «как удобнее», а исходя из режима налогообложения, условий договора и того, как контрагент проводит документ у себя. Если у партнёра установлен процесс «принимаем УПД только статус 1», отправка статуса 2 почти гарантированно приведёт к возврату. Структура шаблона: какие блоки должны быть обязательно Чтобы УПД Excel не превратился в «таблицу без юридической силы», в шаблоне должны быть предусмотрены минимум следующие блоки:

1. Шапка документа

— наименование документа (УПД), номер и дата; — статус (1 или 2); — основание: договор/заказ/счёт/спецификация (с номером и датой, если есть); — при наличии: дата отгрузки/оказания, период оказания услуг.

1. Реквизиты продавца и покупателя

— полное наименование; — ИНН/КПП (для организаций), ИНН (для ИП); — адрес (юридический/почтовый — по принятому у вас стандарту); — банковские реквизиты при необходимости (часто — отдельным блоком или в счёте, но многие контрагенты любят «чтобы было»).

1. Грузоотправитель/грузополучатель (для товаров)

Даже если фактически груз идёт со склада перевозчика, в документе должны быть корректные сведения, иначе бухгалтерия контрагента попросит переделать.

1. Табличная часть

— номер строки; — наименование товара/работы/услуги; — единица измерения; — количество; — цена; — стоимость без НДС; — ставка НДС; — сумма НДС; — стоимость с НДС.

1. Итоги

— итого по документу: без НДС, НДС, с НДС; — валюта (если применимо); — при необходимости: примечания, условия поставки.

1. Подписи и должности

На бумаге это критично. В ЭДО — критичны полномочия подписанта (руководитель или МЧД/доверенность). Табличная часть: номенклатура, единицы, количество, цена В Excel главная проблема — разнобой: сегодня «Услуги маркетинга», завтра «Маркетинговые услуги», послезавтра «Маркетинг» — а потом контрагент пытается сопоставить это с договором. Чтобы избежать споров, введите стандарт описания: — для товаров: наименование + артикул/модель + характеристики (если важно) + единица измерения; — для услуг: вид услуги + период + основание (договор/заказ/приложение). Про единицы и количество: — если услуга учитывается «пакетом», допустима единица «усл.» и количество 1, но это лучше согласовать заранее; — если у контрагента строгие требования, он может попросить «час», «шт.» или иную единицу. Про цену и округление: — выберите единый стандарт округления (например, цена до 2 знаков, суммы — до 2 знаков); — не меняйте правила от документа к документу, иначе будут расхождения при сверке. НДС: с НДС, без НДС, 0% и смешанные ставки В Excel легко ошибиться: ставка в одной строке не совпала, формула «потянулась» не туда, итоги посчитались неверно. Поэтому НДС в шаблоне лучше делать так: — отдельная колонка «Ставка НДС» со списком значений (20%, 10%, 0%, без НДС); — отдельная колонка «Сумма НДС» с формулой, зависящей от ставки; — итоговый контроль: сумма НДС по строкам = итог по документу. Частые ситуации:

1. УПД с НДС 20%. Отражаете стоимость без НДС, затем НДС, затем стоимость с НДС.
2. УПД без НДС. Важно не подставлять «0%», если по вашей ситуации правильно именно «без НДС» (это разные смысловые режимы). Формально ставка может оформляться как «без НДС», а сумма НДС = 0.
3. 0% НДС. Используется в отдельных случаях (например, экспорт) при наличии подтверждений. Не подменяйте «0%» на «без НДС» только потому, что сумма НДС нулевая.
4. Смешанные ставки. В этом случае ставка НДС задаётся построчно. Итоги должны сходиться по каждой группе ставок.

Нумерация, даты, период и основание Номер и дата УПД — частая точка конфликта с контрагентом, особенно в ЭДО. Что помогает: — единая нумерация (без «скачков» и «переиспользования» номеров); — дата документа соответствует моменту отгрузки/оказания услуг или согласованной дате закрытия; — основание указано однозначно: договор № и дата, заказ/счёт/спецификация. Для услуг добавьте период оказания. Это снижает количество уточнений и помогает бухгалтерии контрагента привязать документ к акту/закрытию месяца. Подписи: бумага, скан, ЭДО На бумаге минимум — подпись уполномоченного лица и, если используется, печать. Если вы отправляете Excel‑файл, лучше конвертировать его в PDF, чтобы документ выглядел одинаково у всех и не «поехали» поля при открытии в разных версиях Office. Если контрагент работает через ЭДО: — Excel обычно превращают в печатную форму (PDF) и прикладывают как файл, но юридически значимый обмен требует подписания КЭП/УКЭП в системе ЭДО; — если требуется именно УПД в структурированном виде, Excel не заменяет нужный формат. Тогда нужен инструмент, который формирует корректный электронный документ. Частые ошибки в УПД Excel и чек‑лист перед отправкой Ошибки, которые чаще всего приводят к возврату: — не указан статус или выбран «не тот»; — опечатки в ИНН/КПП, адресах, наименованиях организаций; — неверная ставка НДС хотя бы в одной строке; — несходятся итоги из‑за округления или ошибки формулы; — нет основания или основание «не читается» (без номера/даты договора); — неконсистентные даты (дата документа одна, период/отгрузка — другое); — «плавающее» наименование номенклатуры, не совпадающее с договором/счётом. Чек‑лист:

1. Статус 1/2 согласован с контрагентом.
2. Реквизиты продавца/покупателя сверены по карточке (ИНН/КПП, название).
3. Табличная часть: единицы, количество, цена, сумма, ставка НДС.
4. НДС: сумма по строкам сходится с итогом.
5. Основание указано (договор/заказ) и соответствует сделке.
6. Период услуг (если услуги) заполнен.
7. Номер/дата — по вашей нумерации, без дублей.
8. Документ сохранён в PDF для отправки (если не ЭДО).

Как автоматизировать УПД из Excel в Documatica Если вы начинаете с Excel, но хотите снизить ручной труд, логика автоматизации такая: — фиксируете единый шаблон (строгие колонки и правила заполнения); — настраиваете импорт номенклатуры и реквизитов; — формируете УПД на основе данных и проводите встроенные проверки; — при необходимости отправляете через ЭДО и храните историю согласований. В Documatica обычно проще держать справочники контрагентов и номенклатуры, чтобы не перепечатывать реквизиты каждый раз, а ошибки ловить до отправки. FAQ Можно ли просто отправить файл Excel контрагенту? Можно, но лучше отправлять PDF, чтобы сохранить вид документа и снизить риск случайных правок. Если контрагент работает строго через ЭДО, уточните требования к формату. Если я на УСН без НДС, какой статус выбрать? Часто используют статус 2, но решение зависит от условий договора и требований контрагента. Важно корректно отражать режим «без НДС», а не «0%». Что важнее всего для принятия документа? Три вещи: правильные реквизиты сторон, корректный НДС (если есть) и однозначное описание предмета сделки (товар/услуга + основание + период/дата).