УПД вместо акта и ТОРГ-12: когда можно, когда нельзя, что проверяют контрагенты

Intent: информационный + практический (понять, когда УПД заменяет акт/ТОРГ-12, какой статус выбрать, что проверяют контрагенты) Main query: УПД вместо акта и ТОРГ-12 когда можно LSI: УПД вместо акта выполненных работ; УПД вместо накладной ТОРГ-12; закрывающие документы по услугам; закрывающие документы по товарам; статус 1 УПД; статус 2 УПД; первичные документы и счет-фактура; обязательные реквизиты первички; что проверяет бухгалтерия контрагента; почему отклоняют УПД; акт или УПД что выбрать; ЭДО приемка документов; требования к подписантам Meta Title: УПД вместо акта и ТОРГ‑12: когда можно и что проверяют Meta Description: Понятно объясняем, когда УПД заменяет акт или ТОРГ‑12, как выбрать статус 1/2, какие реквизиты критичны и почему контрагенты отклоняют. Slug: upd-vmesto-akta-i-torg12

Фраза «нам нужен акт» или «нужна ТОРГ‑12» часто означает не конкретную форму, а потребность контрагента в закрывающем документе, который встанет в учет и пройдет внутренний контроль. УПД может заменить и акт, и накладную, но только если вы выбрали правильный статус и заполнили ключевые реквизиты. Разберем, где УПД действительно удобнее, а где лучше не спорить и оформить так, как требует регламент партнера.

Содержание:

Что закрывает акт, что закрывает ТОРГ-12 и где здесь УПД

Акт

В обиходе актом называют документ, который подтверждает оказание услуг/выполнение работ и закрывает обязательства по периоду/этапу. Для бухгалтерии важно, чтобы было понятно:

• что сделано (описание услуги/работы);
• когда (период/дата);
• на каком основании (договор/заказ/заявка);
• кто принял и кто сдал (подписи/полномочия).

ТОРГ-12

ТОРГ‑12 исторически используют как товарную накладную: подтверждение передачи товара. Для приемки критично:

• номенклатура, единицы, количество;
• совпадение с заказом/спецификацией;
• подписи и отметки, подтверждающие факт передачи.

УПД

УПД объединяет первичный документ и (в соответствующем статусе) счет‑фактуру. Поэтому он часто удобнее: один документ вместо набора «накладная + счет‑фактура» или «акт + счет‑фактура». Но именно из‑за объединения повышаются требования к заполнению и статусу.

УПД для услуг: когда он заменяет акт

Для услуг УПД обычно принимают, если он дает контрагенту те же ответы, что акт:

1. Что оказано.
2. За какой период/дату.
3. На каком основании.
4. Кто подтвердил выполнение.

Что обязательно продумать

• Период услуги. Если услуги ежемесячные, период должен быть явно указан (в описании строки или в реквизитах документа).
• Формулировка услуги. Не «услуги по договору», а конкретнее: поддержка, сопровождение, аренда за месяц, перевозка по заявке и т.д.
• Основание. Номер и дата договора, номера заявок/заказов (если применимо).

Почему иногда просят именно акт

Часто причина не юридическая, а организационная:

• у них внутренний маршрут согласования заточен под «Акт»;
• их подразделение «принимает услугу» только по акту с подробным описанием;
• у них шаблон сверки расходов настроен на определенный вид документа.

Если контрагенту критично слово «акт» и так устроен регламент, проще заранее согласовать, что УПД для них будет актом (и какие поля они хотят видеть), или не спорить и сделать акт дополнительно.

УПД для товаров: когда он заменяет ТОРГ-12

Для товаров УПД заменяет накладную, если документ:

• содержит корректную детализацию номенклатуры;
• совпадает с заказом/спецификацией;
• имеет подтверждение передачи товара (подписи/получатель/полномочия).

На что смотрят в первую очередь

• Единицы измерения (штуки, кг, упаковки) и соответствие факту поставки.
• Количество и цена.
• Ставка НДС по строкам.
• Реквизиты грузоотправителя/грузополучателя, если они обязательны для вашего документооборота.

Если ваш контрагент ведет приемку по складу и привязывает документы к приходным ордерам, любое расхождение в единицах/номенклатуре превращается в отказ.

Статус 1 и статус 2: что это значит на практике

УПД может выпускаться в разных статусах. В прикладном смысле:

Статус 1

Обычно выбирают, когда документ должен выполнять роль и первички, и счета‑фактуры (важно для НДС-учета). Такой документ чаще ожидают плательщики НДС.

Статус 2

Обычно используют, когда УПД нужен как первичный документ без счета‑фактуры. Например, когда НДС не предъявляется или счет‑фактура не нужна в данной операции.

Главная ошибка: отправить статус 2 контрагенту, который ждет статус 1, потому что ему нужно отражать НДС. Тогда документ отклоняют не из‑за строк, а из‑за «не того вида».

Какие реквизиты проверяют контрагенты при приемке (и почему отклоняют)

У многих крупных компаний приемка автоматизирована: документ сравнивается с заказом, договором и правилами учета.

Чаще всего проверяют:

1. Статус УПД (1/2) и наличие нужных блоков.
2. Реквизиты сторон (ИНН/КПП, наименование).
3. Основание (договор/заказ) и его формат.
4. Табличную часть: номенклатура, единицы, количество, цена.
5. Ставку НДС по строкам и итоги.
6. Подписанта и полномочия (особенно в ЭДО).
7. Даты: дата документа и дата отгрузки/оказания услуги (логическая согласованность).

Отказы часто выглядят как «не соответствует регламенту», но почти всегда причина где-то в одном из пунктов выше.

Когда УПД не подходит или подходит с оговорками

Ситуации, где УПД может быть неудобен:

1. Контрагент принципиально требует отдельный акт (внутренний контроль/тендерные условия).
2. Услуги требуют детального описания результата, приложений, отчетов, и УПД как форма слишком «узкая».
3. По товару есть сложная приемка: партии, серийные номера, маркировка, специфические реквизиты — иногда проще использовать отдельный документ/комплект, который их содержит.
4. Вы работаете с разными операторами ЭДО и форматами, и в одном из каналов УПД принимается нестабильно.

Практика: если спорить дороже, чем сделать «как просят», иногда рациональнее выпускать УПД для своего учета, а контрагенту дополнительно давать акт/накладную по их формату. Но лучше стремиться к единому стандарту, иначе вы удваиваете документооборот.

Как договориться с контрагентом: короткий сценарий согласования

Чтобы не ловить отказы на каждой поставке, согласуйте один раз:

1. Подходит ли им УПД вместо акта/ТОРГ‑12.
2. Какой статус УПД нужен (1 или 2).
3. Какие реквизиты они считают критичными (период услуги, основание, номера заказов, грузополучатель).
4. Кто подписывает документы с каждой стороны и какие подтверждения полномочий нужны.
5. Что делаем при исправлениях: как оформляем корректировки, кто инициирует.

Достаточно письма/протокола согласования и закрепления в регламенте/договоре, чтобы дальше не объяснять одно и то же каждый месяц.

Мини-матрица решения: что выбрать в типовых ситуациях

Ниже — прикладная логика, которая помогает быстро договориться внутри компании и с контрагентом.

Услуги (ежемесячные)

• Если контрагенту важен НДС и он ждет счет‑фактуру: используйте УПД со статусом 1, в строке обязательно укажите период (например, «Услуги сопровождения за январь 2026»).
• Если НДС не предъявляется и контрагенту нужен только закрывающий первичный документ: возможен статус 2 (если их регламент это допускает).

Услуги (разовые по заявке)

• В основании укажите договор + номер/дату заявки.
• В описании строки зафиксируйте, что именно выполнено (перевозка по маршруту, монтаж, ремонт, консультация по теме и т.д.).

Товары со строгой складской приемкой

Если у контрагента приход «подтягивается» из УПД, критичны единицы измерения и точное совпадение номенклатуры. В таких кейсах УПД часто удобнее ТОРГ‑12 (меньше документов), но требования к качеству заполнения выше.

Смешанные документы (товары + услуги)

Технически возможно, но на практике повышает риск возвратов: у контрагента разные маршруты согласования (склад по товарам, подразделение-заказчик по услугам). Если возвратов много — разделяйте на два документа.

Внутреннее правило, которое снижает хаос

Задайте внутри компании простой стандарт:

• по умолчанию используем УПД;
• статус по умолчанию зависит от режима НДС и типа контрагента;
• исключения (акт отдельно, ТОРГ‑12 отдельно) — только по согласованному списку контрагентов.

Типовые ошибки и чек-лист

Ошибки:

1. Отправили статус 2 вместо статуса 1 (или наоборот).
2. По услугам не указали период/содержание, документ выглядит как «ни о чем».
3. По товарам не совпали единицы/номенклатура с заказом.
4. Не заполнено основание или оно разное в разных документах.
5. Документ подписан лицом без полномочий.
6. Внесли ручные правки после пересчета, итоги не сходятся.
7. Смешали товары и услуги в одном УПД без согласования, документ застрял на согласовании у контрагента.
8. Поменяли подписанта «на ходу», а у контрагента проверка полномочий завязана на конкретное лицо.

Чек-лист:

• Понимаем, что закрываем: товар или услугу.
• Статус выбран правильно и совпадает с ожиданиями контрагента.
• Для услуг указан период и понятное описание.
• Для товара совпадают номенклатура/единицы/количество.
• Ставки НДС и итоги корректны.
• Подписант и полномочия проверены.
• Если документ «нестандартный» (смешанный или по спецусловиям) — есть письменное согласование формата.

Как сделать в Documatica

Разделите шаблоны под товары и услуги

• Отдельный шаблон УПД для товаров с полями, критичными для приемки.
• Отдельный шаблон для услуг с обязательным периодом и описанием.

Закрепите статус по умолчанию

Чтобы менеджеры не выбирали статус «как получится», закрепите статус 1/2 на уровне типа операции и контрагента.

Включите проверки перед отправкой

• Контроль обязательных реквизитов.
• Контроль подписанта.
• Контроль итогов и ставок НДС.

CTA

Если контрагенты регулярно отклоняют ваши закрывающие, настроим в Documatica выпуск УПД «под их регламент»: статус, шаблоны, обязательные поля и проверки, чтобы документы проходили с первого раза.

FAQ

Можно ли всегда использовать УПД вместо акта и ТОРГ-12?

Часто да, если контрагент принимает и у вас правильно настроены статусы и реквизиты. Но у некоторых компаний есть жесткие внутренние требования.

Как выбрать статус 1 или 2?

По практическому критерию: нужен ли счет‑фактурный блок для НДС-учета контрагента. Если нужен, чаще выбирают статус 1.

Почему по услугам УПД возвращают чаще, чем акт?

Потому что в УПД часто забывают период и детальное описание. Акт по привычке заполняют подробнее.

Контрагент просит «акт», но мы хотим УПД. Что делать?

Согласовать, что УПД заменяет акт, и прописать, какие поля (период, описание) обязательно заполняются. Если регламент жесткий — иногда проще дать акт дополнительно.

Что важнее всего для приемки товара?

Совпадение номенклатуры/единиц/количества с заказом и корректные реквизиты получателя/подписанта.

Можно ли приложить акт к УПД?

Можно, но это увеличивает документооборот. Лучше иметь единый стандарт, если контрагент готов.

Почему отклоняют УПД, хотя суммы верные?

Из‑за статуса, реквизитов, подписанта или несоответствия формату основания. Автоматические проверки часто «строже человека».

Нужны ли доверенности/МЧД для подписания УПД?

Если подписывает не руководитель, часто требуется подтверждение полномочий, особенно в ЭДО.