Как оформить УПД без НДС: формулировки, ставки и основания

Как оформить УПД без НДС: формулировки, ставки и основания

Универсальный передаточный документ (УПД) давно стал стандартом документооборота для предпринимателей и организаций. Он объединяет функции счёта-фактуры и первичного учётного документа, что существенно упрощает оформление хозяйственных операций. Однако у тех, кто применяет специальные налоговые режимы или освобождён от уплаты НДС, неизменно возникает вопрос: как правильно заполнить УПД, если налог на добавленную стоимость не начисляется?

Ошибки в оформлении УПД без НДС — одна из самых частых причин претензий со стороны контрагентов и налоговых органов. Неверная формулировка в графе ставки, пропущенное основание для освобождения или неправильный статус документа могут привести к отказу в принятии расходов у покупателя, доначислению налога или штрафу. Особенно актуальна эта тема в 2026 году, когда продолжают действовать изменения в порядке применения УСН и НДС, вступившие в силу с 2025 года.

В этой статье разберём пошагово, как оформить УПД без НДС: какие формулировки использовать, что писать в графах ставки и суммы налога, какие основания указывать и как избежать типичных ошибок.

Кто имеет право оформлять УПД без НДС

Прежде чем заполнять документ, важно убедиться, что у вас действительно есть основания не начислять НДС. В 2026 году право выставлять УПД без НДС имеют несколько категорий налогоплательщиков.

Плательщики УСН с доходом до 60 млн рублей

С 1 января 2025 года порядок применения НДС для упрощенцев существенно изменился. Организации и ИП на УСН, чей доход за предыдущий календарный год не превысил 60 миллионов рублей, автоматически освобождаются от уплаты НДС на основании пункта 1 статьи 145 НК РФ. Никаких уведомлений подавать не нужно — освобождение применяется автоматически. Именно эти налогоплательщики оформляют УПД без НДС.

Обратите внимание: если в течение года доход превысит порог в 60 миллионов рублей, освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. С этого момента необходимо начислять НДС по ставке 5 % (при доходе до 250 млн руб.), 7 % (при доходе от 250 до 450 млн руб.) или по общим ставкам 10 %/20 % — по выбору налогоплательщика.

Плательщики патентной системы (ПСН)

Индивидуальные предприниматели на патенте не являются плательщиками НДС в отношении деятельности, по которой применяется патент. УПД при реализации товаров, работ или услуг в рамках ПСН оформляется без НДС.

Плательщики АУСН

Автоматизированная упрощённая система налогообложения также предполагает освобождение от НДС. Налогоплательщики на АУСН оформляют УПД аналогично упрощенцам — без начисления налога.

Организации и ИП на ОСНО, освобождённые по статье 145 НК РФ

Отдельная категория — налогоплательщики на общей системе, получившие освобождение от НДС в соответствии со статьёй 145 НК РФ. Такое право имеют организации и ИП, у которых сумма выручки за три предшествующих последовательных календарных месяца не превысила 2 миллиона рублей. Для получения освобождения необходимо подать уведомление в налоговый орган.

Операции, не облагаемые НДС

Даже плательщики НДС на ОСНО могут оформлять УПД без налога, если конкретная операция освобождена от обложения. Перечень таких операций приведён в статье 149 НК РФ — это, например, реализация определённых медицинских товаров, образовательных услуг, услуг в сфере культуры и другие.

Какой статус указывать в УПД без НДС

У универсального передаточного документа есть поле «Статус», которое определяет назначение документа. Значение статуса напрямую влияет на то, как должен быть заполнен УПД без НДС.

Статус «1» — счёт-фактура и передаточный документ

УПД со статусом «1» выполняет одновременно функцию счёта-фактуры и первичного документа. Однако для налогоплательщиков, освобождённых от НДС, этот статус применяется с оговоркой. Если вы не являетесь плательщиком НДС (например, на УСН с доходом до 60 млн рублей), вы не обязаны выставлять счета-фактуры. Тем не менее, закон этого не запрещает. Если вы используете статус «1», все реквизиты счёт-фактурной части должны быть заполнены — в том числе графы 7 и 8.

Статус «2» — только передаточный документ

Для налогоплательщиков без НДС оптимальным вариантом является статус «2». В этом случае УПД выполняет роль исключительно первичного учётного документа — аналога товарной накладной или акта. Счёт-фактурная часть при этом может не заполняться, что снижает риск ошибок. Именно этот статус рекомендуется использовать ИП и организациям на спецрежимах.

Важно: даже при статусе «2» графы 7 и 8 рекомендуется заполнять корректно — это поможет избежать вопросов от контрагентов и их бухгалтеров.

Как заполнить ключевые графы УПД без НДС

Правильное заполнение граф, связанных с НДС, — ключевой момент оформления документа. Разберём каждую из них подробно.

Графа 7 — Налоговая ставка

Это поле чаще всего вызывает затруднения. Вариант заполнения зависит от вашего основания для неначисления НДС:

• «Без НДС» — указывается, если налогоплательщик освобождён от обязанностей по уплате НДС (УСН с доходом до 60 млн руб., ПСН, АУСН, освобождение по ст. 145 НК РФ). Эта формулировка означает, что лицо в принципе не является плательщиком данного налога по конкретной операции.
• «Не облагается» — указывается, если операция входит в перечень необлагаемых по статье 149 НК РФ, но сам налогоплательщик при этом может быть плательщиком НДС на ОСНО.

Критически важно не путать эти две формулировки. Запись «0%» категорически недопустима — нулевая ставка применяется только при экспорте и ряде других операций, перечисленных в статье 164 НК РФ. Указание ставки 0 % вместо «Без НДС» может повлечь обязанность подтвердить право на нулевую ставку, а при отсутствии подтверждающих документов — доначисление налога по ставке 20 %.

Графа 8 — Сумма налога

При оформлении УПД без НДС в графе 8 указывается формулировка, соответствующая выбранному значению в графе 7:

• Если в графе 7 указано «Без НДС» — в графе 8 пишем: «Без НДС»
• Если в графе 7 указано «Не облагается» — в графе 8 пишем: «Не облагается»

Прочерк, пустое поле или значение «0,00» в графе 8 являются ошибкой. Нулевая сумма налога соответствует ставке 0 %, а не освобождению от НДС. Формулировки должны строго совпадать в обеих графах.

Графа 9 — Стоимость товаров (работ, услуг) с налогом

Поскольку НДС не начисляется, итоговая стоимость в графе 9 равна стоимости без налога (графа 5). Суммы в графах 5 и 9 должны совпадать. Это логично: если нет налога, то цена с НДС равна цене без НДС.

Строка 7 (не путать с графой 7) — Основание для освобождения

В строке 7 УПД указывается основание передачи или отгрузки — как правило, реквизиты договора. Основание для освобождения от НДС рекомендуется указать дополнительно в информационном поле документа или в дополнительных строках. Например: «Освобождение от НДС на основании п. 1 ст. 145 НК РФ (применение УСН, доход за 2025 г. не превысил 60 млн руб.)».

Образец заполнения УПД без НДС

Рассмотрим практический пример. Допустим, ИП Смирнова А.В. применяет УСН с объектом «доходы», доход за 2025 год составил 12 миллионов рублей. Она оказала консультационные услуги ООО «Дельта» на сумму 50 000 рублей.

Поле УПД Что указать Статус 2 (только передаточный документ) Графа 1 — Наименование Консультационные услуги по договору № 15 от 10.01.2026 Графа 3 — Количество 1 Графа 4 — Единица измерения усл. (услуга) Графа 5 — Стоимость без налога 50 000,00 Графа 7 — Налоговая ставка Без НДС Графа 8 — Сумма налога Без НДС Графа 9 — Стоимость с налогом 50 000,00

Обратите внимание: при статусе «2» строки 1, 2а, 2б, 6а, 6б (реквизиты продавца и покупателя из счёт-фактурной части) могут не заполняться, так как документ не выполняет функцию счёта-фактуры. Однако реквизиты сторон обязательно указываются в нижней части УПД — в полях, относящихся к первичному документу.

Типичные ошибки при оформлении УПД без НДС

Разберём наиболее распространённые ошибки, которые допускают предприниматели и бухгалтеры при заполнении УПД без начисления налога на добавленную стоимость.

Ошибка 1: указание ставки 0 % вместо «Без НДС»

Как уже отмечалось, ставка 0 % и формулировка «Без НДС» — это принципиально разные вещи. Нулевая ставка — это льгота, которую необходимо подтверждать документально (например, при экспорте). Если вы не являетесь плательщиком НДС и указали 0 %, контрагент может потребовать подтверждающие документы, а налоговая — доначислить налог.

Ошибка 2: выделение суммы НДС в графе 8

Если в документе фигурирует конкретная сумма налога (например, «0,00 руб.» или любое числовое значение), покупатель на ОСНО может попытаться принять этот НДС к вычету. Это повлечёт проблемы для обеих сторон при камеральной проверке. Вместо суммы всегда указывайте текстовую формулировку: «Без НДС» или «Не облагается».

Ошибка 3: использование статуса «1» без необходимости

Если вы на спецрежиме и не обязаны выставлять счета-фактуры, статус «1» создаёт дополнительные требования к заполнению документа. Нужно корректно оформить все реквизиты счёт-фактурной части, что увеличивает вероятность ошибки. Используйте статус «2» — это проще и безопаснее.

Ошибка 4: отсутствие указания основания освобождения

Хотя законодательство не требует напрямую указывать в УПД причину неначисления НДС, отсутствие такой информации может вызвать вопросы у контрагента. Рекомендуется добавить ссылку на норму НК РФ в дополнительных полях — это повышает прозрачность документооборота и снижает количество запросов от покупателей.

Ошибка 5: несоответствие данных в графах 5 и 9

При отсутствии НДС стоимость без налога (графа 5) и стоимость с налогом (графа 9) должны быть равны. Расхождение между этими значениями сигнализирует о том, что в документе где-то заложен налог, что противоречит указанной формулировке «Без НДС».

Ошибка 6: путаница между «Без НДС» и «Не облагается»

Формулировка «Без НДС» используется, когда налогоплательщик освобождён от НДС в целом (спецрежим, ст. 145 НК РФ). Формулировка «Не облагается» — когда конкретная операция не подлежит обложению НДС по статье 149 НК РФ, хотя сам налогоплательщик может быть плательщиком НДС. Путаница между ними может привести к неверному отражению операции в учёте обеих сторон.

Когда УПД без НДС перестаёт быть правомерным

Необходимо отслеживать обстоятельства, при которых право на оформление УПД без НДС утрачивается:

• Превышение лимита доходов на УСН. Если в 2026 году доход превысил 60 миллионов рублей — с 1-го числа следующего месяца вы обязаны начислять НДС. Все УПД, оформленные после этой даты, должны содержать соответствующую ставку (5 %, 7 % или общую).
• Утрата права на освобождение по ст. 145 НК РФ. Если выручка за три месяца превысила 2 миллиона рублей, освобождение прекращается.
• Выставление счёта-фактуры с выделенным НДС. Если налогоплательщик на спецрежиме добровольно выставил УПД или счёт-фактуру с выделенной суммой НДС, он обязан уплатить этот налог в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ). Причём вычет «входного» НДС по приобретённым товарам и услугам при этом не предоставляется.

Именно поэтому крайне важно следить за формулировками в документах: случайно выделенный НДС превращается в реальное налоговое обязательство.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли ИП на УСН выставлять УПД?

Нет, обязанности выставлять именно УПД у предпринимателей на упрощённой системе нет. Вы можете использовать обычный акт выполненных работ, товарную накладную или другой первичный документ. Однако УПД удобен тем, что объединяет несколько документов в одном. Если вы используете УПД, выбирайте статус «2» и указывайте в графах 7 и 8 формулировку «Без НДС». Это позволит контрагенту без вопросов принять документ к учёту.

Что писать в УПД: «Без НДС» или «НДС не облагается»?

Выбор формулировки зависит от основания. Если вы не являетесь плательщиком НДС в силу применения спецрежима (УСН, ПСН, АУСН) или освобождены по статье 145 НК РФ — пишите «Без НДС». Если вы плательщик НДС на ОСНО, но конкретная операция не облагается налогом по статье 149 НК РФ — пишите «Не облагается». Смешивать эти формулировки в одном документе нельзя, если все позиции относятся к одному основанию.

Может ли покупатель на ОСНО принять к вычету НДС по УПД со статусом «Без НДС»?

Нет. Если в документе указано «Без НДС», вычет невозможен — для вычета необходимо наличие выделенной суммы налога. Покупатель на ОСНО включает всю стоимость товара или услуги в расходы целиком, без выделения НДС. Это законная и стандартная ситуация, которая не должна вызывать затруднений при учёте.

Нужно ли регистрировать УПД без НДС в книге продаж?

Если УПД выставлен со статусом «2» (только первичный документ), регистрировать его в книге продаж не нужно — этот документ не является счётом-фактурой. Если же по какой-то причине вы выставили УПД со статусом «1» и формулировкой «Без НДС», регистрация в книге продаж также не требуется для лиц, освобождённых от НДС, поскольку они не ведут книгу продаж.

Как оформить УПД без НДС в электронном виде?

Электронный УПД оформляется по тем же правилам, что и бумажный. Формат электронного УПД утверждён приказом ФНС России. В XML-файле электронного документа для поля налоговой ставки используется значение «без НДС» (именно так, строчными буквами, как предусмотрено форматом). Сервисы онлайн-генерации документов, такие как Documatica, автоматически формируют электронный и печатный вариант УПД с корректными формулировками — достаточно выбрать нужный режим налогообложения при заполнении.