УПД по доверенности: как подписывать и какие данные указать

УПД по доверенности: как правильно подписывать и какие данные указать

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет функции счёта-фактуры и первичного документа. Его подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель — но на практике директор не всегда может лично завизировать каждый экземпляр. В таких случаях подписание поручают уполномоченному лицу на основании доверенности.

Ошибки в оформлении УПД по доверенности — одна из самых частых причин отказа в вычете НДС при камеральной проверке. Налоговые органы внимательно проверяют, указаны ли реквизиты доверенности, совпадают ли данные подписанта с документом-основанием, и имеет ли лицо надлежащие полномочия. Если хотя бы одно из этих условий нарушено, контрагент рискует потерять право на вычет, а продавец — получить претензию о некорректно оформленной первичке.

В этой статье разберём пошагово, как оформить УПД по доверенности в 2026 году: какие полномочия прописать в доверенности, какие строки заполнить в самом документе и каких ошибок избегать, чтобы документ прошёл любую проверку.

Кто может подписывать УПД вместо руководителя

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо иные лица, уполномоченные на то приказом или доверенностью. Для индивидуальных предпринимателей действует аналогичное правило: ИП может передать право подписи по доверенности, оформленной в соответствии со статьёй 185 Гражданского кодекса РФ.

Поскольку УПД со статусом «1» выполняет функцию счёта-фактуры, к нему применяются те же требования. Это значит, что подписать УПД по доверенности может:

• штатный сотрудник организации — бухгалтер, заместитель директора, менеджер по продажам;
• сотрудник обособленного подразделения — при наличии доверенности от головной организации;
• представитель по договору — например, сотрудник аутсорсинговой бухгалтерской компании;
• любое дееспособное физическое лицо, указанное в доверенности.

Важно учитывать: передача права подписи не снимает ответственность с руководителя. Если уполномоченное лицо допустит ошибку в УПД, налоговые последствия наступят для организации, а не для подписанта лично. Поэтому к выбору доверенного лица и формулировкам в доверенности стоит подходить ответственно.

Какую доверенность оформить для подписания УПД

Законодательство не устанавливает единого обязательного шаблона доверенности на подписание УПД. Однако из совокупности норм ГК РФ (статьи 185–189) и практики налоговых проверок вытекают чёткие требования к содержанию и форме этого документа.

Форма доверенности

Доверенность от юридического лица оформляется в простой письменной форме и подписывается руководителем. Нотариальное удостоверение не требуется — за исключением случаев передоверия (статья 187 ГК РФ). Доверенность от ИП также составляется в простой письменной форме, но на практике многие контрагенты запрашивают нотариально удостоверенный экземпляр. Рекомендуем ИП заверять доверенность у нотариуса, чтобы избежать споров.

Обязательные реквизиты доверенности

Чтобы доверенность имела юридическую силу и позволяла корректно заполнить УПД, в ней необходимо указать:

• Дата выдачи — без даты доверенность ничтожна (пункт 1 статьи 186 ГК РФ). Указывайте дату прописью, чтобы исключить разночтения.
• Сведения о доверителе — полное наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. Для ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП.
• Сведения о представителе — ФИО, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), место регистрации. Чем подробнее, тем меньше вопросов у налоговой.
• Перечень полномочий — конкретное указание на право подписания УПД, счетов-фактур и первичных учётных документов от имени доверителя.
• Срок действия — с 2013 года ограничение в три года отменено: доверенность может быть выдана на любой срок. Если срок не указан, она действует один год с даты выдачи.
• Подпись доверителя — руководителя организации или ИП лично.
• Номер доверенности — не является обязательным по ГК РФ, но необходим для указания в строках УПД. Настоятельно рекомендуется присваивать номер каждой доверенности.

Рекомендуемые формулировки полномочий

Формулировка должна быть достаточно конкретной, чтобы не вызывать сомнений у проверяющих, но и достаточно широкой, чтобы не пришлось выдавать новую доверенность при каждом изменении перечня документов. Оптимальный вариант:

«Подписывать от имени [наименование организации] универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и иные первичные учётные документы, связанные с хозяйственной деятельностью доверителя.»

Если уполномоченное лицо также будет ставить печать и передавать документы контрагентам, добавьте: «а также вручать указанные документы контрагентам и получать документы от их имени».

Как заполнить УПД при подписании по доверенности

Форма УПД утверждена Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-7-15/534@ (с последующими изменениями). При подписании по доверенности особое внимание нужно уделить нескольким строкам и полям.

Строки в части счёта-фактуры

В зоне счёта-фактуры (верхняя часть УПД) предусмотрены строки для подписи руководителя и главного бухгалтера:

• Строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» — здесь ставит подпись уполномоченное лицо. Вместо ФИО руководителя указывается ФИО представителя по доверенности. Рядом с подписью или под ней рекомендуется указать реквизиты доверенности: «По доверенности № 12 от 10.01.2026».
• Строка «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» — если одно и то же лицо уполномочено подписывать за руководителя и за главного бухгалтера, оно ставит подпись в обеих строках. ФИО указывается в обоих полях одинаково.

Строки в части первичного документа

В нижней части УПД расположены дополнительные поля, относящиеся к первичному учётному документу:

• Строка 10 — «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал». Если передачу осуществляет уполномоченное лицо, указываются его должность и ФИО. Если совпадает с подписантом в зоне счёта-фактуры, допускается запись «Он же» или повторное указание ФИО.
• Строка 13 — «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Здесь указываются должность и ФИО лица, ответственного за корректность данных. Это может быть то же уполномоченное лицо или другой сотрудник.

Где именно указывать реквизиты доверенности

Налоговый кодекс и разъяснения ФНС требуют, чтобы из документа было однозначно понятно основание полномочий подписанта. На практике реквизиты доверенности указывают:

1. В строке подписи — непосредственно рядом с ФИО: «Иванов И. И., по доверенности № 15 от 09.01.2026».
2. В дополнительном информационном поле (строка 12 УПД) — здесь можно дать развёрнутую ссылку на доверенность, включая срок её действия.
3. В отдельной записи под подписью — некоторые программы для формирования УПД добавляют строку «Основание полномочий» автоматически.

Минимально необходимо указать номер и дату доверенности хотя бы в одном из этих мест. Оптимально — в строке подписи, так как это наиболее наглядно и соответствует устоявшейся практике.

Типичные ошибки при подписании УПД по доверенности

Разберём ошибки, которые чаще всего выявляют налоговые органы при проверке УПД, подписанных уполномоченными лицами. Любая из них может стать основанием для отказа в вычете НДС или признания расходов.

1. Отсутствие реквизитов доверенности в УПД

Подпись стоит, но нигде не указано, на каком основании лицо подписало документ. Налоговая вправе запросить доверенность, а при её непредставлении — отказать в вычете. Всегда указывайте номер и дату доверенности рядом с подписью.

2. Просроченная доверенность

УПД датирован мартом 2026 года, а доверенность действовала до декабря 2025. Документ, подписанный по недействующей доверенности, считается подписанным неуполномоченным лицом. Контролируйте сроки действия доверенностей и своевременно их продлевайте.

3. Несоответствие ФИО в доверенности и в УПД

В доверенности указана Сидорова Елена Петровна, а в УПД стоит подпись Сидоровой Е. В. Любое расхождение — повод для претензии. Проверяйте ФИО посимвольно при заполнении документа.

4. Слишком общие полномочия

Доверенность даёт право «представлять интересы организации», но не содержит прямого указания на право подписания счетов-фактур или УПД. По мнению Минфина (Письмо от 10.04.2013 № 03-07-09/11863), полномочия на подписание счетов-фактур должны быть указаны прямо. Используйте формулировки, рекомендованные выше.

5. Отсутствие подписи в строке главного бухгалтера

Если УПД имеет статус «1» (счёт-фактура и передаточный документ), подпись в строке главного бухгалтера обязательна. При отсутствии в штате главбуха руководитель или уполномоченное лицо расписывается в обеих строках. Оставлять строку пустой — нельзя.

6. Доверенность не представлена контрагенту

Формально закон не обязывает прикладывать копию доверенности к каждому УПД. Но покупатель, получивший документ с незнакомой подписью, вправе запросить подтверждение полномочий. Рекомендуем направлять контрагенту копию доверенности при первом использовании и при каждом её обновлении.

Электронный УПД по доверенности: особенности в 2026 году

С развитием электронного документооборота (ЭДО) всё больше компаний подписывают УПД в электронном виде. При работе с электронным УПД по доверенности действуют дополнительные правила.

Электронный УПД подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если документ подписывает уполномоченное лицо, используется его собственная КЭП — не КЭП руководителя. Передача токена с электронной подписью руководителя другому сотруднику является грубым нарушением Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и может повлечь признание документа недействительным.

С 1 сентября 2023 года для подписания документов уполномоченным лицом организации применяется машиночитаемая доверенность (МЧД). В 2026 году использование МЧД при подписании электронных УПД уполномоченным лицом является обязательным. МЧД формируется в формате XML по утверждённому ФНС формату и направляется оператору ЭДО вместе с подписанным документом.

МЧД содержит те же сведения, что и бумажная доверенность, но в структурированном виде: данные доверителя и представителя, перечень полномочий (по классификатору ФНС), срок действия и электронную подпись руководителя организации. Это позволяет автоматически проверять полномочия подписанта при получении документа.

При формировании электронного УПД в учётной системе или сервисе ЭДО убедитесь, что:

• КЭП оформлена именно на уполномоченное лицо, а не на руководителя;
• МЧД актуальна (не отозвана и не просрочена);
• полномочия в МЧД включают код, соответствующий подписанию счетов-фактур и первичных документов;
• данные подписанта в электронном УПД совпадают с данными в сертификате КЭП и в МЧД.

Часто задаваемые вопросы