Как составить доверенность на получение и подписание документов — образец и инструкция

Доверенность на получение и подписание документов: зачем нужна и как оформить в 2026 году

В повседневной деятельности индивидуальных предпринимателей и организаций регулярно возникает необходимость получать и подписывать документы: акты сверки, товарные накладные, счета-фактуры, корреспонденцию из налоговой инспекции и фондов. Руководитель или ИП не всегда может присутствовать лично — командировки, больничный, параллельное ведение нескольких бизнесов. Именно для таких случаев Гражданский кодекс РФ предусматривает институт представительства через доверенность (глава 10, статьи 185–189 ГК РФ).

Доверенность на получение и подписание документов — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Она позволяет бухгалтеру, курьеру, юристу или любому другому сотруднику действовать от имени доверителя: забирать письма на почте, подписывать первичные документы у контрагентов, получать выписки в банке, представлять интересы в ФНС. Без правильно оформленной доверенности третья сторона вправе отказать представителю, а подписанные им документы могут быть оспорены.

Особенно актуальна эта тема для ИП на УСН и руководителей малого бизнеса. В 2026 году, когда лимит по упрощённой системе составляет 450 млн рублей, а повышенные ставки 8%/20% отменены с 2025 года, на «упрощёнке» работает огромное количество компаний. Декларацию ООО на УСН нужно сдать до 25 марта, ИП — до 25 апреля, уплата — до 28 числа соответствующего месяца. В этот период бухгалтерии приходится одновременно взаимодействовать с налоговой, контрагентами, банками и почтой. Грамотно оформленная доверенность снимает с руководителя значительную часть рутины и позволяет делегировать получение и подписание документов доверенным лицам.

Правовые основания: что говорит закон о доверенности

Основные нормы, регулирующие выдачу и использование доверенностей, содержатся в статьях 185–189 Гражданского кодекса РФ. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Индивидуальный предприниматель выдаёт доверенность как физическое лицо. Однако если доверенность предназначена для представительства в налоговых органах, она должна быть удостоверена нотариально (п. 3 ст. 29 НК РФ). Это важный нюанс: простая письменная доверенность от ИП не подойдёт для подачи деклараций или получения документов в ИФНС. Для ООО же достаточно доверенности за подписью руководителя и печатью организации (при наличии), нотариальное удостоверение в большинстве случаев не требуется.

Срок действия доверенности определяется самим доверителем. С 2013 года трёхлетнее ограничение максимального срока отменено (Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ). Если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение одного года со дня её совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность, в которой не указана дата её совершения, ничтожна. Это одна из самых распространённых ошибок при самостоятельном оформлении — забытая дата делает документ юридически бессмысленным.

Передоверие — право представителя передать свои полномочия другому лицу — допускается, только если это прямо оговорено в доверенности или если представитель вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов доверителя (ст. 187 ГК РФ). Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных п. 3 ст. 187 ГК РФ (доверенности от юридических лиц, их филиалов и представительств).

Виды доверенностей на получение и подписание документов

В зависимости от объёма передаваемых полномочий и целей выдачи различают несколько видов доверенностей, каждый из которых имеет свои особенности применения.

Разовая доверенность

Выдаётся для совершения одного конкретного действия: например, получить заказное письмо на почте, забрать оригиналы договора у контрагента или подписать акт приёма-передачи по конкретной сделке. После выполнения указанного действия доверенность автоматически прекращает своё действие. Такой формат удобен, когда руководитель уехал в командировку и нужно разово забрать документы из налоговой или у нотариуса.

Специальная доверенность

Предоставляет право на совершение определённого рода действий в течение установленного периода. Например, доверенность на регулярное получение корреспонденции на почте, на подписание всех товарных накладных и актов выполненных работ с конкретным контрагентом, на получение выписок и справок в банке. Это наиболее востребованный вид доверенности в малом бизнесе: бухгалтер получает полномочия на весь отчётный период — скажем, на 2026 год — и может системно работать с документами без постоянного привлечения руководителя.

Генеральная (общая) доверенность

Наделяет представителя максимально широким кругом полномочий: получение, подписание, подача любых документов от имени доверителя. Генеральная доверенность обычно оформляется нотариально и применяется, когда руководитель на длительный срок передаёт управление бизнес-процессами заместителю или управляющему. Следует помнить, что даже генеральная доверенность не даёт права на действия, которые по закону должны совершаться лично (например, подписание заявления о регистрации ИП или внесение изменений в ЕГРИП/ЕГРЮЛ без нотариальной формы).

Доверенность в порядке передоверия

Когда основной представитель не может лично выполнить поручение, он вправе передоверить полномочия третьему лицу, если это допускается основной доверенностью. Передоверие оформляется нотариально, а доверитель уведомляется о замене представителя. Срок действия доверенности в порядке передоверия не может превышать срока основной доверенности.

Обязательные реквизиты и содержание доверенности

Чтобы доверенность имела юридическую силу и была принята третьими лицами без вопросов, она должна содержать следующие обязательные элементы:

• Дата выдачи — без неё доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Указывается прописью для исключения подделок: «тридцать первое марта две тысячи двадцать шестого года».
• Место выдачи — город или населённый пункт. Необязательный, но рекомендуемый реквизит, важный для нотариальных доверенностей.
• Сведения о доверителе — для ИП: ФИО, ОГРНИП, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации. Для ООО: полное наименование, ОГРН, ИНН/КПП, юридический адрес, ФИО и должность руководителя, на основании какого документа действует (устав).
• Сведения о представителе — ФИО, дата рождения, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения), адрес регистрации. Если представитель — юридическое лицо, указываются его полные реквизиты.
• Перечень полномочий — конкретный и исчерпывающий список действий, которые представитель вправе совершать. Размытые формулировки вроде «совершать любые действия» могут быть отклонены контрагентами. Рекомендуется перечислять: получение документов (каких именно, где), подписание (каких документов, с кем), подача заявлений и запросов, право на получение копий и выписок.
• Срок действия — конкретная дата окончания или период (например, «сроком на один год»). При отсутствии — действует один год с даты выдачи.
• Право передоверия — указание, имеет ли представитель право передоверить полномочия третьим лицам. Если не указано — передоверие невозможно.
• Подпись доверителя — собственноручная подпись ИП или руководителя организации. Для ООО — также печать (если организация её использует).
• Образец подписи представителя — не является обязательным реквизитом, но практика показывает, что наличие образца подписи существенно упрощает идентификацию представителя третьими лицами.

Пример формулировки полномочий: «Получать от имени ИП Иванова И.И. (ИНН 770100000001, ОГРНИП 300000000000001) в отделениях Почты России и у курьерских служб заказную и иную корреспонденцию, а также подписывать товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ (оказанных услуг), акты сверки взаимных расчётов, универсальные передаточные документы (УПД) с контрагентами доверителя, расписываться и совершать все действия, связанные с выполнением данного поручения».

Пошаговая инструкция по составлению доверенности

Рассмотрим порядок оформления доверенности от ИП на получение и подписание документов — наиболее распространённый случай в практике малого бизнеса.

Шаг 1. Определите объём полномочий. Прежде чем писать текст доверенности, составьте список всех действий, которые должен совершать представитель. Например: получать почтовую корреспонденцию в отделениях Почты России; подписывать акты выполненных работ и товарные накладные с контрагентами; подавать и получать документы в ИФНС (для ИП — только с нотариальным удостоверением); получать выписки и справки в банке. Чем точнее сформулированы полномочия, тем меньше вероятность отказа в их принятии.

Шаг 2. Выберите вид доверенности и форму удостоверения. Для внутренних хозяйственных нужд (получение посылок, подписание накладных) достаточно простой письменной формы. Для представительства в налоговых органах от имени ИП обязательна нотариальная форма (п. 3 ст. 29 НК РФ). Стоимость нотариального удостоверения доверенности в 2026 году составляет от 1 500 до 2 500 рублей в зависимости от региона и количества полномочий.

Шаг 3. Подготовьте необходимые документы. Для оформления понадобятся: паспорт доверителя (ИП); паспорт представителя (или копия); свидетельство о государственной регистрации ИП или лист записи ЕГРИП; свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН). Если доверенность выдаёт ООО — дополнительно устав, решение (протокол) о назначении руководителя, приказ о вступлении в должность.

Шаг 4. Составьте текст доверенности. Используйте структуру, описанную в разделе об обязательных реквизитах. Начните с заголовка «ДОВЕРЕННОСТЬ», укажите дату и место выдачи, полные реквизиты сторон, перечислите полномочия, установите срок и отметьте наличие или отсутствие права передоверия.

Шаг 5. Подпишите и при необходимости удостоверьте. ИП подписывает доверенность собственноручно. Печать ИП, если она имеется, желательна, но не обязательна по закону (с 2015 года ИП вправе работать без печати). Руководитель ООО подписывает доверенность и ставит печать организации. Если требуется нотариальное удостоверение — записываетесь к нотариусу, обе стороны (доверитель и представитель) являются с паспортами.

Шаг 6. Зарегистрируйте доверенность. Законодательство не требует обязательной регистрации доверенностей (за исключением нотариальных, которые вносятся в реестр нотариальных действий). Однако рекомендуется вести внутренний журнал учёта выданных доверенностей с указанием номера, даты, ФИО представителя, перечня полномочий и срока действия. Это позволяет контролировать актуальность доверенностей и своевременно их отзывать.

Образец доверенности на получение и подписание документов от ИП

Ниже приведён типовой образец, который можно адаптировать под конкретную ситуацию. Обратите внимание: данный образец предназначен для хозяйственной деятельности (контрагенты, почта, банк). Для представительства в ИФНС требуется нотариальная форма.

Особенности доверенности для представительства в налоговых органах

Отдельного внимания заслуживает доверенность для взаимодействия с ИФНС. Налоговый кодекс РФ предъявляет специальные требования к оформлению таких полномочий, и ошибки здесь особенно дорого обходятся — инспекция просто не примет документы от неуполномоченного лица.

Согласно п. 3 ст. 29 НК РФ, уполномоченный представитель налогоплательщика — физического лица (а ИП является физическим лицом) осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности. Это значит, что если ваш бухгалтер должен сдать декларацию по УСН за 2025 год (срок для ИП — до 25 апреля 2026 года), получить акт сверки с бюджетом или подать заявление о зачёте/возврате переплаты, ему нужна нотариальная доверенность от ИП.

Для юридических лиц (ООО, АО) ситуация проще: достаточно доверенности за подписью руководителя и печатью организации (п. 3 ст. 29 НК РФ). Нотариальное удостоверение не требуется. При этом в доверенности должны быть конкретно указаны полномочия: подписание и подача налоговых деклараций, получение актов сверки, представление интересов при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, подписание и получение требований, решений, актов налоговых органов.

При подаче декларации через ТКС (телекоммуникационные каналы связи) к электронной отчётности прилагается информационное сообщение о представительстве с указанием реквизитов доверенности. Копия доверенности должна быть передана в налоговый орган до направления отчётности или одновременно с ней. С 2026 года при подаче через личный кабинет налогоплательщика также требуется загрузить скан доверенности.

Отдельно стоит помнить про взносы ИП за 2026 год — 57 390 рублей фиксированная часть. Если представитель уполномочен подавать расчёты и уплачивать взносы, это тоже следует отразить в доверенности. При работе через ЕНС (единый налоговый счёт) полномочия на распоряжение средствами на ЕНС также должны быть указаны в доверенности отдельно.

Типичные ошибки при оформлении доверенности

Практика показывает, что предприниматели и организации допускают одни и те же ошибки, которые приводят к отказу в принятии доверенности или к оспариванию подписанных документов. Разберём наиболее частые из них.

Отсутствие даты выдачи. Это самая критичная ошибка — доверенность без даты ничтожна по закону (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Никакие другие реквизиты не компенсируют отсутствие даты. Контрагент, банк, почтовое отделение и тем более налоговая инспекция обязаны отклонить такой документ.

Размытые формулировки полномочий. Запись «представлять интересы во всех организациях и учреждениях» без конкретизации действий вызывает обоснованные сомнения у третьих лиц. Почта требует прямого указания на получение корреспонденции, банк — на получение выписок, контрагент — на подписание конкретных видов документов. Формулируйте полномочия максимально конкретно.

Использование простой письменной формы вместо нотариальной. Как уже отмечалось, ИП для представительства в ФНС нужна нотариальная доверенность. Бухгалтер с обычной доверенностью от ИП не сможет сдать декларацию, получить акт сверки или присутствовать при проверке. Это приводит к пропуску сроков сдачи отчётности и штрафам (ст. 119 НК РФ — 5% от суммы налога за каждый месяц просрочки, минимум 1 000 рублей).

Неполные паспортные данные представителя. Указание только ФИО без серии и номера паспорта, даты выдачи и кода подразделения делает идентификацию представителя невозможной. Третьи лица вправе отказать в принятии такой доверенности, поскольку не могут удостовериться в личности предъявителя.

Истёкший срок действия. Бухгалтеры нередко продолжают использовать доверенность, срок которой уже истёк. Все документы, подписанные по просроченной доверенности, могут быть признаны недействительными. Ведите реестр доверенностей и отслеживайте сроки — обновляйте документ заблаговременно, за 2–4 недели до истечения.

Отсутствие указания на право или запрет передоверия. Если в доверенности ничего не сказано о передоверии, представитель не вправе передоверить полномочия. Но для ясности лучше указать это явно: «без права передоверия» или «с правом передоверия». Это снимает вопросы у третьих лиц и защищает интересы доверителя.

Отзыв (отмена) доверенности: порядок и последствия

Доверитель вправе в любое время отменить доверенность, а представитель — отказаться от неё (пп. 2, 3 п. 1 ст. 188 ГК РФ). Это одностороннее действие, не требующее согласия другой стороны. Однако процедура отзыва имеет важные нюансы, незнание которых может привести к серьёзным последствиям.

При отмене доверенности доверитель обязан известить представителя и известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми выдана доверенность (п. 1 ст. 189 ГК РФ). До момента, когда представитель узнал или должен был узнать об отмене, его действия сохраняют юридическую силу для доверителя. Иными словами, если бухгалтер подписал акт сверки, не зная об отмене доверенности, этот акт обязывает доверителя.

Если доверенность была удостоверена нотариально, отмена также оформляется через нотариуса. Сведения об отмене вносятся в реестр нотариальных действий и публикуются в Единой информационной системе нотариата. Третьи лица считаются извещёнными об отмене на следующий день после внесения сведений в реестр (п. 1 ст. 189 ГК РФ в ред. Федерального закона от 03.07.2016 № 332-ФЗ).

Для простых письменных доверенностей рекомендуется направлять уведомление об отмене заказным письмом с уведомлением о вручении: самому представителю и ключевым контрагентам, почтовым отделениям, банкам — всем, кому доверенность предъявлялась. Представитель обязан немедленно вернуть доверенность доверителю (п. 3 ст. 189 ГК РФ).

Кроме волеизъявления сторон, доверенность прекращает действие в силу закона: истечение срока, ликвидация юридического лица (доверителя или представителя), смерть, признание недееспособным или безвестно отсутствующим доверителя или представителя, введение процедуры банкротства в отношении доверителя или представителя (ст. 188 ГК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли заверять доверенность у нотариуса?

Нотариальное удостоверение обязательно в следующих случаях: доверенность от ИП для представительства в налоговых органах (п. 3 ст. 29 НК РФ); доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы; доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок; доверенность, выдаваемая в порядке передоверия (за исключением доверенностей от юридических лиц). Во всех остальных случаях — получение почты, подписание первичных документов с контрагентами, получение банковских выписок — достаточно простой письменной формы. Для ООО доверенность за подписью директора и печатью организации принимается в ФНС без нотариального удостоверения.

Может ли ИП выдать доверенность на подписание счетов-фактур?

Да, ИП вправе уполномочить другое лицо на подписание счетов-фактур. Это особенно актуально в 2026 году для ИП на УСН с оборотом от 60 до 450 млн рублей, которые обязаны уплачивать НДС по ставкам 5% (при доходах от 60 до 250 млн) или 7% (при доходах от 250 до 450 млн). Такие ИП выставляют счета-фактуры с указанием соответствующей ставки НДС, и право их подписания может быть передано по доверенности. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ, счёт-фактура подписывается ИП или иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени ИП, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации.

На какой максимальный срок можно выдать доверенность?

Максимальный срок действия доверенности законодательством не ограничен. Ранее действовало ограничение в три года, но оно отменено Федеральным законом от 07.05.2013 № 100-ФЗ с 1 сентября 2013 года. Доверенность может быть выдана на 5, 10 лет и более. Однако на практике рекомендуется ограничивать срок одним-двумя годами и регулярно обновлять доверенность, поскольку за длительный период могут измениться паспортные данные представителя, реквизиты организации, объём необходимых полномочий или законодательные требования к оформлению.

Нужна ли печать на доверенности?

С 2015 года ООО и ИП вправе работать без печати (Федеральные законы от 06.04.2015 № 82-ФЗ и от 02.11.2013 № 293-ФЗ). Формально проставление печати на доверенности не является обязательным, если иное не установлено учредительными документами. Однако на практике наличие печати повышает доверие к документу со стороны контрагентов, банков и государственных органов. Если организация или ИП имеет печать, рекомендуется использовать её при оформлении доверенностей. Это не юридическое требование, а практическая рекомендация, основанная на сложившемся деловом обороте.

Что делать, если контрагент не принимает доверенность?

Если доверенность оформлена в соответствии с требованиями законодательства, третье лицо не вправе отказать в её принятии. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ, письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представителя и сделать отметку на доверенности. Если контрагент необоснованно отказывает — запросите письменный мотивированный отказ, проверьте доверенность на наличие обязательных реквизитов (дата, полномочия, подпись), убедитесь, что срок действия не истёк, и при необходимости обратитесь к юристу. В крайнем случае спор может быть разрешён в судебном порядке.