Как выбирать номер и дату УПД, как связать с датой отгрузки/оказания услуг и что проверять перед отправкой в ЭДО.
SEO-блок Цель/интент: информационный + коммерческий Цель материала: дать практические правила нумерации/датирования и чек‑лист, чтобы не было отклонений. Кому полезно: бухгалтеру, менеджеру, специалисту по документообороту. Основной запрос: номер и дата УПД. LSI (подмешать по тексту): дата УПД; номер УПД; как нумеровать УПД; дата отгрузки и дата УПД; ошибка даты в ЭДО; почему отклоняют УПД. Meta Title: Номер и дата УПД — правила, сверка и типовые ошибки Meta Description: Как выбирать номер и дату УПД, как связать с датой отгрузки/оказания услуг и что проверять перед отправкой в ЭДО. Рекомендуемый slug: upd-nomeratsiya-i-daty Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации. Номер и дата УПД: как не получить расхождения у контрагента и в ЭДО Лид Номер и дата в УПД кажутся мелочью, пока документ не отклоняют из‑за дублирования номера, «не той даты» или несоответствия основанию. У крупных контрагентов проверки часто автоматические: один неверный символ — и документ возвращают. Ниже — практические правила нумерации и датирования, которые снижают возвраты. Оглавление
- Почему номер и дата — не формальность
- Единая нумерация: как договориться внутри компании
- Дата УПД и дата отгрузки/услуги: как согласовать
- Основание и связка документов
- ЭДО и отклонения из‑за дат/номеров
- Как настроить в Documatica
- FAQ
Почему номер и дата — не формальность Номер и дата — это идентификаторы документа. По ним контрагент ищет документ, сопоставляет с договором, закрывает поставку и закрывает месяц. Единая нумерация: как договориться внутри компании Внутри компании важно выбрать один стандарт: отдельная серия для УПД или общая нумерация, кто выдаёт номер, когда номер фиксируется и можно ли его менять. Правило «один номер — один документ» должно соблюдаться всегда. Дата УПД и дата отгрузки/услуги: как согласовать Дата УПД должна быть логична относительно факта передачи: отгрузка товара, оказание услуг, этап. По услугам часто помогает указывать период в строке. Не меняйте даты «по просьбе» без процедуры: это часто приводит к отклонениям в ЭДО. Основание и связка документов Основание (договор/заказ/счёт) связывает УПД с остальными документами. Если основание постоянно «прыгает» или заполняется по‑разному, контрагентская сверка ломается. ЭДО и отклонения из‑за дат/номеров В ЭДО типовые причины отклонений: — дубликат номера; — дата не соответствует логике их регламента; — документ уже учтён под другим номером; — попытка заменить документ без корректной процедуры. Как настроить в Documatica Как настроить в Documatica — включить автонумерацию; — запретить изменение номера после отправки; — закрепить шаблон заполнения основания; — держать единый формат даты/периода по услугам. FAQ
- Можно ли менять дату задним числом?
Любые изменения дат нужно делать по правилам вашего документооборота и согласованию с контрагентом. Иначе получите отказ в приёмке.
- Нужно ли отдельная серия для УПД?
Часто удобно иметь отдельную серию, чтобы документы легко находились и не было пересечений.
- Почему в ЭДО отклоняют из‑за номера?
Иногда из‑за дублирования номера или несоответствия формату в их системе. Важно, чтобы номер был уникальным.
- Дата услуги и дата документа должны совпадать?
Не всегда, но логика должна быть понятной и согласованной: период услуги в строке, дата документа в шапке.
- Что писать в основании?
Договор/заказ/счёт: номер и дата. Это помогает бухгалтерии контрагента быстро сопоставить документы.
- Если нашли ошибку в дате после подписания?
Действовать по процедуре исправления/корректировки в ЭДО, не подменяя файл.
- Можно ли делать один номер на УПД и счёт?
Лучше не смешивать: разные типы документов — разные серии, иначе легко получить путаницу.
- Как снизить ручные ошибки?
Автонумерация и запрет ручного изменения номера после отправки.