Частичная отгрузка и этапные работы — главный источник путаницы в документах: суммы «гуляют», основания разные, а у контрагента в учёте всё должно закрываться ровно по партиям и датам. Если оформить документы «как получится», в конце месяца вы получите отклонения в ЭДО, ручные сверки и затяжные согласования.
Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации.
Разберём практическую схему: когда делать несколько УПД, что писать в строках и как контролировать итоги.
Почему частичная отгрузка требует дисциплины в документах
При частичной отгрузке у вас появляются «кусочки одной сделки». Если вы не фиксируете это документально, в конце месяца будет трудно доказать, что именно и когда передали.
Задача документов — чтобы обе стороны одинаково понимали: какая часть закрыта, какая осталась и какие суммы относятся к конкретной партии/этапу.
Одна сделка — несколько УПД: базовая логика
Самый понятный подход: один этап/партия = один УПД. Тогда у документа одна дата, одна табличная часть и одна подпись.
Основание обычно общее (договор), а детализация идёт через спецификацию/заказ/этап и описание строк.
Как описывать этап/партию в табличной части
В строках указывайте признаки этапа: «партия №…», «этап 1», «период …». Это снижает риск, что бухгалтерия покупателя не сможет сопоставить документ с внутренними актами/заказами.
Для услуг обязательно указывайте период/этап, для товара — партию и количество.
НДС и итоги при частичных поставках
НДС считается по каждой партии так же, как по полной поставке: ставка, база, сумма налога. Не пытайтесь «уравнять» суммы вручную — делайте перерасчёт по стандартным правилам.
Если есть скидки по договору, заранее решите, как распределяете их по этапам.
Сверка с оплатами и закрытием месяца
Частая ошибка — не вести реестр: сколько уже закрыли документами и сколько осталось. Рекомендуется держать простую таблицу: договорная сумма, суммы по каждому УПД, остаток.
Это помогает и вам, и контрагенту быстро закрывать месяц.
Ошибки и спорные места в ЭДО
В ЭДО проблемы обычно две: неверный подписант и непонятная детализация (покупатель не понимает, что именно закрывает документ).
Решение — единый подписант и явные ссылки на этап/партию в строках и основании.
Как организовать выпуск УПД по этапам в Documatica
Как организовать в Documatica
- создайте шаблон «этап/партия» для строк (с переменными: период, этап, номер заказа);
- формируйте УПД из исходных операций;
- заведите внутренний чек‑лист контроля по этапам.
FAQ
- Можно ли сделать один УПД на всю сделку, если отгрузка частями?
Можно, но тогда он не будет отражать фактическую передачу по датам. На практике чаще делают отдельный УПД на каждую партию/этап. - Как в УПД указать, что это «часть поставки»?
Описать это в наименовании строки или примечании: партия/этап/период, номер спецификации, номер накладной/заказа. - Нужно ли менять основание на каждый УПД?
Основание (договор) обычно одно, но можно дополнять ссылкой на спецификацию/заказ/этап. - Что делать со скидками при частичной отгрузке?
Либо распределять скидку по партиям заранее, либо оформлять отдельным документом по правилам вашей учётной политики. - Как избежать расхождения итогов между партиями и договором?
Держать единый реестр: плановая сумма договора, суммы по каждому УПД, остаток. И не менять округления. - Можно ли в ЭДО подписывать этапы разными подписантами?
Технически да, но это повышает риск отклонений. Лучше стандартизировать подписанта и полномочия. - Если контрагент отклоняет один этап, можно ли закрыть остальные?
Да, обычно этапы независимы. Но у контрагента может быть внутренний регламент «не закрываем месяц пока не закрыты все этапы». - Корректировка нужна на этап или на всю сделку?
Обычно корректируют конкретный документ/этап, где ошибка. Но всё зависит от характера изменения.