Грузоотправитель/грузополучатель в УПД: как заполнить через третьих

Поля «грузоотправитель» и «грузополучатель» в УПД кажутся формальностью, пока не появляется логистика через склады, маркетплейсы, перевозчиков, экспедиторов или «третье лицо получателя». Тогда начинаются отказы в приемке, споры с контрагентами и хаос на складе. Ниже — практическая логика заполнения: кто есть кто, какие варианты допустимы и где чаще всего ошибаются.

Содержание:

Зачем в УПД грузоотправитель и грузополучатель: смысл полей

Эти поля описывают физическое движение товара: кто фактически отгружает и кто фактически принимает груз. Это может не совпадать с тем, кто является продавцом/покупателем по договору.

Почему это важно:

• Получатель на складе и в логистике ориентируется на «грузополучателя», а не на «покупателя по договору».
• В спорах о недостаче/повреждении часто поднимают первичку: кому передали груз и откуда он ушел.
• Контрагенты и службы безопасности проверяют реквизиты, чтобы исключить «левые» отгрузки.

Базовые определения: кто такой грузоотправитель и кто такой грузополучатель

Грузоотправитель — организация/лицо, которое фактически осуществляет отгрузку (в месте отправления). Часто это продавец, но не всегда.

Грузополучатель — организация/лицо, которое фактически получает груз (в месте назначения). Часто это покупатель, но тоже не всегда.

Ключевая мысль: поля описывают не деньги и не право собственности, а физическую логистику.

Типовые сценарии поставки и как заполнять поля

Сценарий 1. Прямая поставка: продавец отгружает покупателю.

• Грузоотправитель: продавец (как правило, ваши реквизиты).
• Грузополучатель: покупатель.
• Адрес доставки: адрес покупателя.

Сценарий 2. Самовывоз покупателя.

• Грузоотправитель: продавец (со своего склада).
• Грузополучатель: покупатель.
• В примечаниях/доп. сведениях можно указать, кто забирает (представитель/транспорт), но в поле грузополучателя обычно остается покупатель.

Сценарий 3. Доставка на объект, который не является покупателем (третье лицо получателя).

• Грузоотправитель: продавец.
• Грузополучатель: третье лицо, которое фактически принимает (например, филиал, подрядчик, склад заказчика).
• Покупатель по договору остается в реквизитах покупателя.

Сценарий 4. Отгрузка со склада третьего лица (3PL/ответхранение).

• Грузоотправитель: склад/оператор, который фактически отгружает, либо продавец (в зависимости от согласованной формулировки и требований контрагента).
• Грузополучатель: покупатель или его назначенный получатель.

Тут самое важное — единообразие и согласование: контрагент должен понимать, почему грузоотправитель не равен продавцу.

Отгрузка со склада третьего лица (ответхранение, 3PL)

Если ваш товар хранится и отгружается со склада логистического оператора, часто возникает вопрос: кого ставить грузоотправителем?

Вариант А. Грузоотправитель — продавец, а адрес отгрузки — адрес склада 3PL. Плюсы: грузоотправитель совпадает с продавцом, меньше вопросов у бухгалтерии. Минусы: фактическую операцию отгрузки выполняет склад 3PL, и получатель может ожидать указание склада как грузоотправителя.

Вариант Б. Грузоотправитель — склад/оператор 3PL (как третье лицо). Плюсы: отражает реальность логистики. Минусы: контрагент может спрашивать основание, почему «отправитель» не продавец.

Как выбрать:

• Посмотрите, что закреплено в договоре поставки и в договоре с 3PL.
• Согласуйте с покупателем: их внутренние службы (склад/безопасность) часто требуют видеть конкретного отправителя.
• Введите правило: если отгрузка идет со склада 3PL, то в доп. сведениях указываем «Отгрузка со склада ответственного хранения ... по поручению продавца».

Главная ошибка: каждый менеджер заполняет по-своему. Тогда контрагент не может сверять документы и начинается «качели» на приемке.

Доставка перевозчиком/экспедитором: что писать и чего не писать

Перевозчик или экспедитор — это тот, кто перевозит, а не тот, кто отгружает или получает груз.

Что обычно делают неправильно:

• Ставят перевозчика в поле «грузоотправитель» или «грузополучатель».

Это почти всегда ошибка, потому что перевозчик не становится стороной по передаче товара (если иное не предусмотрено особыми схемами).

Как правильно:

• Грузоотправитель: тот, кто фактически передал груз перевозчику (обычно продавец или склад 3PL).
• Грузополучатель: тот, кто фактически примет груз (покупатель или третье лицо получателя).
• Перевозчика/экспедитора указывают в транспортных документах (ТТН/ТН/экспедиторская расписка) и/или в отдельных полях «транспортная организация»/«доставка» (если у вас так настроено).

Практический совет: разделите в шаблоне/учетной системе блоки «контрагент по договору» и «логистика». Тогда сотрудники не будут путать реквизиты.

Доставка на адрес третьего лица (получатель не покупатель)

Ситуация: покупатель по договору — одна организация, а принять груз должен другой адрес/филиал/объект.

Как заполнить:

• Покупатель: юридическое лицо, которое платит и является стороной договора.
• Грузополучатель: организация/подразделение/объект, который фактически принимает груз.

Что важно предусмотреть:

1. Полномочия на приемку.

У получателя должны быть доверенности/распоряжения, иначе на приемке будут споры: «кто принял товар».

1. Реквизиты.

Если грузополучатель — филиал, уточните, как его корректно указывать (часто как подразделение покупателя).

1. Документы на возврат/рекламации.

Кто оформляет акт расхождений: грузополучатель или покупатель? Это надо согласовать, иначе претензии будут «не от того лица».

Маркетплейсы и фулфилмент: частые варианты заполнения

При маркетплейсах добавляется еще один слой: товар может ехать на склад маркетплейса, а потом к конечному покупателю.

Типовые варианты:

1. Вы отгружаете на склад маркетплейса.

• Грузополучатель: склад/юридическое лицо маркетплейса (или оператор склада), который принимает.
• Покупатель по договору может быть маркетплейс или вы (зависит от модели), но логистика — к складу.

1. Вы отгружаете напрямую конечному покупателю (дропшиппинг).

• Грузополучатель: конечный покупатель.
• Грузоотправитель: вы или ваш склад/3PL.

1. Вы отгружаете в пункт выдачи/постамат.

• Грузополучатель: может быть оператор ПВЗ (как фактический получатель груза), но часто в документах оставляют конечного покупателя, а ПВЗ указывают как адрес доставки. Это надо согласовать с маркетплейсом и требованиями ЭДО.

Главная проблема: бухучет пытается «притянуть» грузополучателя к покупателю. Но у маркетплейсов физический получатель часто другой.

Транзитная поставка и перепродажа: как не перепутать роли

Транзит: вы перепродаете товар, но он едет напрямую от вашего поставщика к вашему покупателю.

Классическая путаница:

• По договору вы продавец для покупателя.
• Фактически отгружает поставщик.

Как заполнять, чтобы отражать реальность:

• В документе вашей реализации грузоотправителем может быть указано третье лицо (поставщик/склад), если это согласовано и соответствует фактической отправке.
• Грузополучатель — ваш покупатель или его получатель.

Важное условие: такая схема должна быть закреплена в договорных отношениях и подтверждаться документами/поручениями, иначе риск споров.

Ошибки в заполнении и последствия (приемка, ЭДО, споры)

Ошибка 1. Ставят в грузополучателя «покупателя», хотя груз принимает другой адрес/организация. Последствие: склад не принимает, документы возвращают, претензии по несоответствию.

Ошибка 2. Ставят перевозчика как грузополучателя. Последствие: юридический абсурд, проблемы при рекламациях.

Ошибка 3. Не совпадают адреса отгрузки/доставки с фактом. Последствие: споры по рискам и ответственности при повреждении.

Ошибка 4. В одном контрагенте смешали несколько складов/схем. Последствие: постоянные исправления документов, потери времени.

Ошибка 5. Нет единообразия. Последствие: контрагент не может настроить приемку и автоматическую проверку, отклоняет документы.

Как снизить риск:

• Согласуйте шаблоны заполнения с ключевыми контрагентами.
• Привяжите схему заполнения к договору/способу доставки.
• Запретите ручную замену критичных полей без причины.

FAQ

Грузополучатель всегда должен быть покупателем?

Нет. Грузополучатель — фактический получатель груза. Это может быть третье лицо, склад, филиал.

Можно ли указывать склад маркетплейса грузополучателем?

Да, если туда фактически передаете товар. Главное — чтобы это соответствовало вашей схеме и не противоречило договору.

Если доставка перевозчиком, надо ли писать перевозчика грузоотправителем?

Обычно нет. Перевозчик отражается в транспортных документах, а грузоотправитель — тот, кто передал груз перевозчику.

Что делать, если покупатель просит указывать их филиал грузополучателем?

Уточните реквизиты филиала и полномочия на приемку. Закрепите это в переписке/допсоглашении и используйте единообразно.

При транзитной поставке кто грузоотправитель?

Фактически отгружает ваш поставщик или его склад. В УПД можно отражать третье лицо как грузоотправителя, если это согласовано и подтверждается.

Из-за неправильного грузополучателя могут не принять НДС к вычету?

Прямой связи «не приняли вычет» не всегда будет, но неправильная первичка повышает риск претензий и споров. В госзаказе и крупных компаниях документ могут просто не принять.

Как сделать в Documatica

1. Введите справочник «схемы отгрузки»: прямая поставка, самовывоз, доставка на третье лицо, отгрузка с 3PL, маркетплейс/фулфилмент, транзит.
2. Для каждой схемы настройте правила автозаполнения:

• грузоотправитель,
• адрес отгрузки,
• грузополучатель,
• адрес доставки.

1. Привяжите схему к договору или заказу, чтобы менеджер выбирал вариант один раз, а не заполнял руками.
2. Добавьте контроль: если адрес доставки относится к третьему лицу, система предлагает выбрать грузополучателя из справочника и проверить полномочия.
3. В шаблонах УПД добавьте доп. сведения для случаев 3PL/транзита: «Отгрузка осуществлена третьим лицом по поручению продавца».

CTA: Хотите настроить автозаполнение грузоотправителя/грузополучателя под ваши схемы доставки и перестать исправлять УПД на приемке? В Documatica поможем сделать регламенты, справочники и проверки.