Код товара в УПД: ТН ВЭД, ОКПД2 и код вида — когда и как

В УПД иногда внезапно появляется требование: «укажите ТН ВЭД», «нужен ОКПД2», «проставьте код вида товара». И если поставить «что-нибудь похожее», документ могут отклонить или вы получите проблемы дальше: от прослеживаемости до маркировки и отчетности. Разберемся, какие коды бывают, когда они реально нужны и как выстроить заполнение без угадываний.

Содержание:

Какие коды бывают и чем отличаются: ТН ВЭД, ОКПД2, код вида товара

ТН ВЭД ЕАЭС — товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности. Это классификатор для таможни и ВЭД-операций. Он про международную торговлю и таможенные процедуры.

ОКПД2 — общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности. Он чаще встречается во внутренних классификациях, закупках, отчетности, договорах, техзаданиях.

Код вида товара — термин, который в разных контекстах может означать:

• внутренний код номенклатуры у компании,
• код по конкретному формату обмена/ЭДО,
• код в рамках маркировки/прослеживаемости/отраслевых требований,
• иногда — просто «хотим, чтобы было поле с кодом».

Поэтому первое правило: прежде чем заполнять «код вида товара», выясните, какой именно код ожидается и по какому справочнику.

Когда в УПД требуется ТН ВЭД: импорт, ЕАЭС, маркировка, прослеживаемость

ТН ВЭД чаще всего нужен, когда товар связан с внешнеэкономической деятельностью или контролируемыми категориями.

Типовые случаи:

1. Импорт.

Если товар ввезен, код ТН ВЭД присутствует в таможенных документах и часто требуется в цепочке документооборота, особенно если контрагент ведет строгий учет.

1. Операции в рамках ЕАЭС.

Внутрисоюзные операции и требования контрагентов могут включать коды ТН ВЭД для идентификации товара.

1. Маркировка.

Для некоторых товарных групп в системе маркировки классификация привязана к кодам (часто используют ТН ВЭД). Тогда в документах обмена может требоваться код, который совпадает с классификацией маркируемого товара.

1. Прослеживаемость.

Перечень прослеживаемых товаров формируется с привязкой к классификаторам. ТН ВЭД может быть критическим признаком, чтобы определить, прослеживаемый ли товар и какие реквизиты нужны.

Важный нюанс: если вы продаете товар, который не имеет отношения к импорту/маркировке/прослеживаемости, требование «ТН ВЭД в УПД» чаще всего — требование контрагента или их внутреннего контроля. Тогда вам нужно согласовать, что и как указывать.

Когда нужен ОКПД2: закупки, госконтракты, внутренние требования

ОКПД2 часто всплывает в:

• закупках (в том числе по 44-ФЗ/223-ФЗ),
• технических заданиях и спецификациях,
• классификации продукции в крупных компаниях,
• отчетности и аналитике.

Покупатель может требовать ОКПД2 в первичных документах, чтобы связать поставку с предметом закупки или внутренним справочником.

Риск: поставщик ставит ОКПД2 «на глаз», а у заказчика в карточке закупки закреплен другой код. В итоге документ отклоняют не потому, что код неверный в абсолюте, а потому что он не совпал с ожидаемым.

Вывод: если ОКПД2 нужен «для закупки», согласуйте код с заказчиком до первой отгрузки и зафиксируйте в спецификации.

Код вида товара: что под этим понимают в практике и где его спрашивают

Под «кодом вида товара» могут подразумевать:

1. Внутренний артикул/код номенклатуры.

Часто нужен для сопоставления в ERP.

1. Код по формату электронного документа.

Например, в некоторых форматах предусмотрены поля «код товара», «код вида товара», «код по классификатору».

1. Код по отраслевому справочнику.

Иногда речь про медицинские изделия, фарму, ГСМ и т. п.

Как быстро уточнить:

• Спросите контрагента: «Какой справочник? ТН ВЭД, ОКПД2 или ваш внутренний? В каком поле вы его ждете?».
• Попросите пример корректного УПД от другого поставщика (или тестовый шаблон).

Как выбрать правильный код: пошаговый алгоритм классификации

Шаг 1. Соберите описание товара. Нужно не «название из прайса», а характеристики: материал, назначение, состав, комплектация, модель, страна происхождения, упаковка.

Шаг 2. Определите, какой код требуется.

• Для таможни/импорта — ТН ВЭД.
• Для закупки/контракта — часто ОКПД2.
• Для «вида товара» — уточнить справочник.

Шаг 3. Найдите код в официальном/актуальном справочнике.

• ТН ВЭД: выбирайте максимально точную позицию, учитывайте примечания и исключения.
• ОКПД2: ищите по назначению и виду продукции, а не по маркетинговому названию.

Шаг 4. Согласуйте с заинтересованной стороной.

• Если код нужен покупателю для внутреннего контроля, лучше согласовать заранее.
• Если код влияет на прослеживаемость/маркировку, согласуйте с ответственными за регуляторику.

Шаг 5. Зафиксируйте код в карточке номенклатуры. Не допускайте ручного ввода каждый раз. 90% ошибок — человеческий фактор.

Шаг 6. Настройте контроль изменений. Коды могут меняться (переклассификация, изменение ассортимента). Должен быть процесс: кто меняет, кто утверждает, как обновляются документы.

Где указывать коды в УПД и как не сломать обмен по ЭДО

Практика обмена:

• Если код требуется по формату ЭДО, он должен уходить в структурированном поле, а не в комментарии.
• Если код нужен «для удобства контрагента», иногда достаточно указать в наименовании позиции (например, «ТН ВЭД: ...»), но это нужно согласовать, иначе вы создадите риск двоякого прочтения.

Советы:

1. Разделяйте коды по назначению.

Не подменяйте ТН ВЭД кодом ОКПД2 и наоборот.

1. Не лепите несколько кодов в одно поле.

Если в формате предусмотрено одно значение, не пытайтесь засунуть туда «ТН ВЭД + ОКПД2» через слэш.

1. Следите за длиной и форматом.

Операторы ЭДО и получатели могут проверять длину, допустимые символы, наличие точек/пробелов.

Ошибки и риски: неправильный код, разные коды у поставщика и покупателя

Ошибка 1. Код выбирают по названию, без учета характеристик. Риск: неверная классификация, проблемы у покупателя и в регуляторных системах.

Ошибка 2. Код меняют от отгрузки к отгрузке. Риск: контрагент не может сопоставить позиции, документы отклоняются.

Ошибка 3. У поставщика один код, у покупателя «закреплен» другой. Риск: отказ в приемке документов. Особенно в закупках.

Ошибка 4. Код указан в комментарии, но получатель ждет в отдельном реквизите. Риск: автоматические проверки не находят код, документ отклоняют.

Ошибка 5. В одном документе смешали разные требования. Например, часть позиций требует ТН ВЭД (импорт), часть — нет, а вы ставите «один общий код». Так нельзя: код должен быть по каждой позиции.

Исправления: что делать, если код в УПД уже ушел

Если код неверный, действуйте по ситуации:

1. Документ не принят.

Отозвать/аннулировать и отправить корректный — чаще всего лучший вариант.

1. Документ принят.

• Если код не влияет на стоимость/количество, обычно оформляют исправление (исправленный УПД), чтобы исправить реквизит.
• Если вместе с кодом всплыли ошибки в номенклатуре/цене, может понадобиться корректировочный документ.

1. Системная проблема.

Если ошибки идут массово, нельзя «чинить руками» каждый документ. Нужно:

• закрепить код в карточке товара,
• настроить обязательность и проверку,
• обучить сотрудников.

FAQ

Всегда ли нужен ТН ВЭД в УПД?

Нет. Чаще он нужен в конкретных сценариях (импорт, маркировка, прослеживаемость) или по требованию контрагента.

Можно ли поставить ОКПД2 вместо ТН ВЭД?

Нельзя: это разные классификаторы для разных задач.

Если покупатель требует ОКПД2, как избежать отказов?

Согласуйте код заранее и закрепите его в спецификации/договоре. Тогда при приемке документов не будет споров.

Что делать, если товар подходит под несколько кодов?

Нужно классифицировать по правилам классификатора и по характеристикам товара. В спорных случаях лучше получить квалифицированное заключение и закрепить выбранный код.

Нужно ли указывать коды по каждой строке?

Если требование относится к позиции товара — да, код должен быть на уровне строки.

Контрагент говорит «код вида товара», но не уточняет. Как действовать?

Запросите справочник и пример заполнения. Без этого вы рискуете поставить не тот код и получить отказ.

Как сделать в Documatica

1. В карточке номенклатуры заведите отдельные поля: ТН ВЭД, ОКПД2, внутренний код/артикул, и при необходимости «код вида товара» по требуемому справочнику.
2. Настройте правила обязательности: например, ТН ВЭД обязателен только для импортных/маркируемых/прослеживаемых групп.
3. Сделайте автоподстановку кодов в строки УПД из карточки товара (минимум ручного ввода).
4. Включите валидацию: формат, длина, допустимые символы, запрет смешивания нескольких кодов в одном поле.
5. Для клиентов-закупок добавьте контроль согласованных кодов на уровне договора/спецификации.

CTA: Хотите, чтобы коды (ТН ВЭД/ОКПД2/код вида) проставлялись автоматически и документы не отклоняли на приемке? В Documatica настроим справочники, обязательность и проверки под ваши процессы.