УПД по доверенности: как подписывать и какие данные указать

УПД по доверенности: как подписывать и какие данные указать

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет функции счёта-фактуры и первичного документа. Его активно используют организации и индивидуальные предприниматели при реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг. Однако на практике руководитель или ИП далеко не всегда подписывает документы лично — зачастую эту задачу делегируют уполномоченному лицу.

Подписание УПД по доверенности — абсолютно законная процедура, прямо предусмотренная Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Тем не менее ошибки в оформлении доверенности или в заполнении самого документа могут привести к отказу в вычете НДС, спорам с контрагентами и претензиям со стороны ФНС. Особенно это актуально в 2026 году, когда налоговые органы всё активнее используют автоматизированный контроль и сверку реквизитов в рамках системы АСК НДС-3.

В этой статье разберём, как правильно оформить УПД по доверенности: какой документ нужно составить, что в нём указать, как заполнить строки подписи и на что обратить внимание, чтобы у налоговой не возникло вопросов.

Правовые основания для подписания УПД по доверенности

Право подписывать счета-фактуры и первичные учётные документы от имени руководителя закреплено в нескольких нормативных актах:

• Пункт 6 статьи 169 НК РФ — счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью. Для индивидуального предпринимателя — самим ИП или его уполномоченным представителем на основании доверенности.
• Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ — первичный учётный документ должен содержать подпись лица, совершившего сделку или ответственного за её оформление. Руководитель вправе определить перечень таких лиц.
• Статьи 185–189 ГК РФ — общие правила выдачи, оформления и прекращения доверенности.
• Постановление Правительства РФ № 1137 (в редакции, действующей в 2026 году) — устанавливает форму и правила заполнения счёта-фактуры и корректировочного счёта-фактуры.

Поскольку УПД со статусом «1» совмещает функции счёта-фактуры и передаточного документа, к нему применяются требования обоих законов одновременно. Это значит, что доверенность должна охватывать полномочия и по подписанию счетов-фактур, и по подписанию первичных документов.

Важно: для организаций допускается как доверенность, так и внутренний приказ (распоряжение) о наделении правом подписи. Для ИП — только нотариально удостоверенная доверенность, если речь идёт о представительстве перед третьими лицами и налоговыми органами (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Как составить доверенность на подписание УПД

Доверенность на право подписи УПД составляется в простой письменной форме, если доверитель — юридическое лицо. Нотариальное удостоверение для организаций не требуется. Для ИП, как было сказано выше, нотариальная форма обязательна при представительстве в налоговых правоотношениях.

Обязательные реквизиты доверенности

• Дата выдачи — без указания даты доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Это единственное основание, при котором доверенность не имеет юридической силы вне зависимости от прочих условий.
• Сведения о доверителе — полное наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. Для ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП.
• Сведения о представителе — ФИО, паспортные данные, должность (при наличии трудовых отношений).
• Объём полномочий — конкретно: право подписания универсальных передаточных документов (УПД), счетов-фактур, товарных накладных, актов выполненных работ и иных первичных документов от имени организации (ИП).
• Срок действия — если срок не указан, доверенность действует один год с даты выдачи. Максимальный срок законом не ограничен (ограничение в три года отменено с 2013 года).
• Подпись доверителя — руководитель организации или ИП лично. Печать с 2015 года необязательна для большинства организаций, но на практике её проставление снижает число вопросов от контрагентов.

Пример формулировки полномочий

«Настоящей доверенностью ООО "Альфа" в лице генерального директора Иванова И.И. уполномочивает Петрову Анну Сергеевну (паспорт: серия 4510 № 123456, выдан 01.03.2020 ОВД района Тверской г. Москвы) подписывать от имени ООО "Альфа" универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, товарные накладные, акты сдачи-приёмки выполненных работ (оказанных услуг) и иные первичные учётные документы, связанные с хозяйственной деятельностью общества.»

Рекомендуется избегать общих формулировок вроде «подписывать любые документы» — налоговые органы могут оспорить такие полномочия как неопределённые.

Как заполнить строки подписи в УПД при подписании по доверенности

Форма УПД, рекомендованная письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, содержит несколько строк для подписей. При подписании по доверенности каждая из них заполняется по определённым правилам.

Строки счёт-фактурной части (верхняя часть УПД)

В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» указывается:

• Подпись — личная подпись уполномоченного лица.
• Расшифровка подписи — ФИО уполномоченного лица (того, кто фактически подписывает), а не руководителя.

Если одно и то же уполномоченное лицо подписывает и за руководителя, и за главного бухгалтера, подпись ставится в обеих строках.

Строка 10 — «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал»

Здесь указываются должность, подпись и расшифровка подписи лица, фактически передавшего товар или сдавшего результат работ. Если это то же лицо, что подписало счёт-фактурную часть, допускается не дублировать подпись — достаточно указать должность и ФИО.

Строка 13 — «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

Заполняется аналогично: должность, подпись, ФИО уполномоченного лица. Если совпадает с лицом из строки 10 или из счёт-фактурной части, можно указать только должность и ФИО без повторной подписи.

Строка 18 — на стороне покупателя

Если покупатель тоже принимает товар по доверенности, в строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» указываются данные уполномоченного лица покупателя. Дополнительно рекомендуется в строке 18 указать реквизиты доверенности.

Что обязательно указать в самом УПД

Законодательство не требует вписывать реквизиты доверенности непосредственно в строки УПД. Однако настоятельно рекомендуется это делать — в строке дополнительных сведений или рядом с подписью указать: «на основании доверенности № ___ от ___». Это упрощает проверку со стороны контрагента и налогового органа, а также снимает потенциальные вопросы при камеральной проверке.

Типичные ошибки при оформлении УПД по доверенности

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки, которые формально дают налоговому органу повод для отказа в вычете НДС или для признания расходов необоснованными. Разберём самые распространённые.

1. В расшифровке подписи указано ФИО руководителя, а не представителя

Это одна из самых частых ошибок. В строке расшифровки должно стоять ФИО того, кто фактически подписывает документ. Если указано ФИО директора, а подпись стоит другого человека — документ оформлен с нарушением. Налоговая может отказать в вычете НДС, ссылаясь на несоответствие подписи и расшифровки.

2. Доверенность просрочена на момент подписания

Если срок действия доверенности истёк к дате составления УПД, подпись считается проставленной неуполномоченным лицом. Это основание для признания документа недействительным в части счёт-фактурной функции. Контролируйте сроки доверенностей и своевременно их продлевайте.

3. Полномочия в доверенности не охватывают подписание УПД

Если в доверенности указано право подписи только на договоры или только на накладные, а УПД в перечне отсутствует, формально представитель не уполномочен. Используйте расширенную формулировку, включающую УПД, счета-фактуры и первичные документы.

4. Отсутствие доверенности у ИП при подписании представителем

Для ИП доверенность — единственный способ передать право подписи (приказ не подходит, так как ИП не является организацией в смысле трудового законодательства при отсутствии работников в штате). Более того, доверенность ИП для налоговых целей должна быть нотариальной.

5. Не сохранена копия доверенности для контрагента

Хотя закон не обязывает прикладывать копию доверенности к каждому УПД, контрагент вправе её запросить для подтверждения полномочий подписанта. При налоговой проверке инспектор также может потребовать доверенность. Рекомендуется хранить копии доверенностей вместе с комплектом первичных документов по сделке.

Электронный УПД и подписание по доверенности

С развитием электронного документооборота (ЭДО) всё больше организаций переходят на электронные УПД. В этом случае вместо рукописной подписи используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Правила подписания электронного УПД по доверенности имеют свою специфику:

• КЭП оформляется на имя уполномоченного лица — нельзя использовать электронную подпись руководителя для подписания документа представителем. Каждый подписант должен иметь собственный сертификат КЭП.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) — с 1 сентября 2024 года использование МЧД стало обязательным для организаций при подписании электронных документов уполномоченными лицами. МЧД формируется в формате XML по утверждённому ФНС формату и передаётся через оператора ЭДО вместе с подписанным документом.
• Для ИП — с 2025 года ИП также обязаны использовать МЧД при подписании электронных документов представителями.

Машиночитаемая доверенность позволяет налоговым органам автоматически проверять полномочия подписанта, что сокращает число ошибок и ускоряет камеральные проверки. При формировании электронного УПД в системе ЭДО данные МЧД подтягиваются автоматически, что практически исключает ручные ошибки.

Если вы ещё не перешли на ЭДО, но формируете бумажные УПД, онлайн-сервисы вроде Documatica позволяют корректно заполнить все строки подписи, включая данные уполномоченного лица и реквизиты доверенности, и затем распечатать готовый документ.

Чек-лист: оформление УПД по доверенности без ошибок

Используйте этот краткий чек-лист каждый раз, когда УПД подписывается не руководителем лично:

1. Проверьте наличие действующей доверенности — убедитесь, что срок не истёк и полномочия охватывают подписание УПД и счетов-фактур.
2. Убедитесь в правильности формулировки полномочий — доверенность должна прямо указывать на право подписи УПД, счетов-фактур и первичных документов.
3. В расшифровке подписи укажите ФИО представителя — не руководителя, а того, кто фактически ставит подпись.
4. Укажите реквизиты доверенности — номер и дату рядом с подписью или в строке дополнительных сведений.
5. Заполните все обязательные строки — строки 10, 13 на стороне продавца и строки 15, 18 на стороне покупателя должны содержать данные фактических подписантов.
6. Сохраните копию доверенности — в комплекте документов по сделке для предоставления контрагенту или налоговому органу по запросу.
7. Для ИП — проверьте нотариальное удостоверение — простая письменная доверенность ИП не подходит для налоговых целей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли подписать УПД по доверенности, если в организации нет главного бухгалтера?

Да. Если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием или бухгалтерский учёт ведёт руководитель лично, в строке «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» может расписаться сам руководитель или уполномоченное лицо по доверенности (приказу). В этом случае в расшифровке указывается ФИО подписанта, а в строке должности — его фактическая должность.

Обязательно ли указывать номер и дату доверенности в тексте УПД?

Формально — нет. Ни форма счёта-фактуры (Постановление № 1137), ни рекомендованная форма УПД не содержат отдельного поля для реквизитов доверенности со стороны продавца. Однако на практике указание номера и даты доверенности существенно упрощает подтверждение полномочий при проверках. Со стороны покупателя реквизиты доверенности на получение ТМЦ традиционно указываются в строке 18.

Может ли одно лицо подписать УПД и за продавца, и за покупателя?

Нет. Гражданское законодательство (п. 3 ст. 182 ГК РФ) запрещает представителю совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично или другого лица, представителем которого он одновременно является. Подписание УПД одним лицом за обе стороны может быть расценено как нарушение этого запрета и поставить под сомнение реальность хозяйственной операции.

Нужна ли доверенность, если УПД подписывает заместитель директора или коммерческий директор?

Да, нужна. Право подписи финансовых и первичных документов не вытекает автоматически из занимаемой должности. Заместитель директора, коммерческий директор или начальник отдела продаж должны иметь доверенность или быть включены в приказ о праве подписи первичных документов и счетов-фактур. Исключение — если в уставе организации прямо указано, что данное должностное лицо обладает правом подписи без отдельного уполномочивания.

Что делать, если контрагент прислал УПД с подписью по доверенности, но копию доверенности не предоставил?

Запросите копию доверенности у контрагента до принятия документа к учёту. Без подтверждения полномочий подписанта вы рискуете тем, что при камеральной проверке налоговый орган запросит эту доверенность, и в случае её отсутствия может отказать в вычете НДС. Сохраните полученную копию вместе с УПД. Если контрагент отказывается предоставить доверенность, это повод задуматься о надёжности партнёра.