Прослеживаемые товары в УПД: реквизиты, РНПТ и ошибки

Если товар подпадает под систему прослеживаемости, обычного «наименования и количества» уже недостаточно. В УПД появляются дополнительные реквизиты, а ошибки в них могут приводить к отказу в приеме документа в ЭДО, расхождениям у контрагентов и проблемам с отчетностью. Разберем, что именно проверяют и как выстроить заполнение без боли.

Содержание:

Что такое прослеживаемость и почему УПД начинают «падать»

Система прослеживаемости — это контроль движения определенных категорий товаров по цепочке от ввоза/первого появления до конечного выбытия. В документах такие товары идентифицируются не только по номенклатуре, но и по регистрационным признакам партии.

В практической жизни это означает:

• Контрагент или оператор ЭДО может автоматически валидировать реквизиты прослеживаемости.
• Неверный формат или отсутствие ключевого реквизита может привести к отказу в приеме УПД.
• Даже если документ формально «пройдет», расхождения всплывут при сверке и в отчетности.

Откуда берутся ошибки:

• В карточке товара нет признака прослеживаемости.
• РНПТ не заполняют или путают между партиями.
• Указывают количество в «своих» единицах, а нужно в единицах прослеживаемости.
• Путают операции: возврат, корректировка цены, корректировка количества.

Как понять, что товар прослеживаемый: практический алгоритм

Шаг 1. Проверьте, входит ли товар в перечень прослеживаемых. Это может быть по коду ТН ВЭД ЕАЭС, ОКПД2 или по описанию товара. Важно, что перечни обновляются, поэтому в регламенте должна быть точка обновления: кто и как следит за изменениями.

Шаг 2. Определите, есть ли у вашей партии РНПТ. РНПТ присваивается прослеживаемой партии. Если вы импортируете — РНПТ формируется в связке с таможенными данными. Если покупаете внутри РФ — РНПТ приходит от поставщика в документах.

Шаг 3. Проверьте ваши типовые операции. Если вы:

• продаете прослеживаемый товар,
• передаете на комиссию,
• перемещаете между складами,
• комплектуете/разукомплектуете,
• возвращаете,

то вам нужен учет партий и корректные реквизиты в УПД/счетах-фактурах.

Шаг 4. Назначьте ответственного. Самая рабочая практика — ответственность за прослеживаемость делится:

• закупка/импорт: получить и завести РНПТ,
• склад: вести партии и не смешивать,
• бухгалтерия: контролировать заполнение реквизитов в УПД и корректировках.

Какие реквизиты прослеживаемости должны быть в УПД

В УПД для прослеживаемых товаров критически важны:

• Признак, что позиция прослеживаемая (внутренний признак в учете).
• РНПТ (регистрационный номер партии товара) по каждой позиции/партии.
• Количество товара в единицах прослеживаемости.
• Единица измерения (и корректное соответствие коду/наименованию единицы).
• При необходимости — дополнительные сведения, если документ формируется как счет-фактура (статус УПД 1) и должна выполняться логика реквизитов счета-фактуры.

Смысл прост: в цепочке должен передаваться идентификатор партии и количество, чтобы «остаток партии» был прослеживаем.

Практическое правило: если в одном документе продаете две партии одного и того же товара с разными РНПТ, это должны быть две отдельные строки или отдельное разбиение, иначе вы потеряете прослеживаемость.

РНПТ: где взять, как хранить и как передавать без ошибок

Откуда берется РНПТ:

• От поставщика: он должен передать РНПТ в своих документах (УПД/счет-фактура).
• Из собственных импортных операций: формируется на основании данных ввоза.

Как хранить в учете:

• РНПТ должен быть привязан к конкретной партии (не к «товару вообще»).
• Если вы ведете учет серий/партий, РНПТ хранится в атрибутах партии.
• При перемещениях между складами РНПТ «переезжает» вместе с партией.

Что нельзя делать:

• Нельзя присваивать один РНПТ разным партиям.
• Нельзя «терять» РНПТ при комплектации/разукомплектации без правил трансформации.
• Нельзя писать РНПТ в произвольном формате или с лишними символами — форматные ошибки часто ловятся валидаторами.

Контроль:

• Введите автоматическую проверку: документ не проводится/не отправляется, если позиция помечена как прослеживаемая, но РНПТ пустой.
• Введите проверку уникальности РНПТ в разрезе партии.

Единицы измерения и количество: почему важны и как избежать расхождений

Даже при правильном РНПТ документ может «упасть» из-за единиц измерения.

Проблема в том, что:

• В учете товар может быть в штуках.
• В документах прослеживаемости может требоваться указание количества в определенной единице (например, в килограммах или в комплекте, если так установлено), или в единицах, которые должны совпадать с учетной единицей партии.

Типовые ошибки:

• Перевели количество по коэффициенту неправильно.
• Отправили дробное количество там, где ожидается целое.
• Указали единицу «упаковка», а прослеживаемость идет по «штука».

Как избежать:

1. Зафиксируйте «единицу прослеживаемости» в карточке номенклатуры и запретите ручную смену в УПД.
2. Настройте конверсию единиц измерения (коэффициенты) и тестируйте на 3–5 реальных сценариях.
3. Введите сверку: сумма количеств по документам выбытия не должна превышать остаток партии по РНПТ.

Наборы, комплекты, разукомплектация: как заполнять прослеживаемость

Комплекты — классическая ловушка. Прослеживаемость отслеживает движение конкретных товаров/партий. Если вы продаете комплект, в котором есть прослеживаемая позиция, вам нужно решить, как документировать:

Вариант 1. Комплект как сборка из компонентов.

• На складе списываются компоненты по партиям.
• В продаже отражаются компоненты (включая прослеживаемые) с их РНПТ.

Подходит, когда покупателю и по документам допустимо отражать состав.

Вариант 2. Комплект как отдельная номенклатура.

• Тогда внутри учетной системы вы должны сохранить связь: какая прослеживаемая партия вошла в какой комплект.
• При продаже комплекта система должна «развернуть» прослеживаемые составляющие для заполнения реквизитов прослеживаемости.

Иначе вы теряете цепочку.

Разукомплектация:

• Если вы разобрали комплект, прослеживаемые компоненты должны вернуться с теми же РНПТ (если это физически те же товары), либо по правилам учета партий.

Вывод: если у вас есть комплектация/производство/перепаковка, прослеживаемость нельзя решать только на этапе «печати УПД». Это должен быть учет партий внутри.

Возвраты и корректировки по прослеживаемым товарам

Возвраты делятся на:

• Возврат товара (количественная корректировка).
• Возврат денег/скидка (стоимостная корректировка).

По прослеживаемым товарам важно:

• Возвращать товар на конкретную партию (РНПТ) или корректно оформлять, как он идентифицируется при возврате.
• В корректировочных документах сохранять привязку к исходному РНПТ, чтобы цепочка не разорвалась.

Практические сценарии:

1. Полный возврат по строке.

Оформляете корректировку количества до нуля, указываете тот же РНПТ.

1. Частичный возврат.

Корректировка количества на возвратную величину, РНПТ сохраняется.

1. Замена товара.

По документам это может быть возврат старого (с его РНПТ) + реализация нового (с другим РНПТ). Не пытайтесь «заменить» внутри одной строки без корректировок.

1. Корректировка цены без возврата товара.

РНПТ остается, корректируется стоимость. Но следите за логикой: прослеживаемость про количество, однако документ должен оставаться валидным по реквизитам.

Типовые причины отказа/ошибок при обмене УПД

1. Позиция прослеживаемая, но РНПТ пустой.
2. РНПТ указан в неверном формате или с лишними символами.
3. В одном документе смешали несколько РНПТ в одной строке.
4. Единица измерения не соответствует требуемой/настроенной единице.
5. Количество не бьется с остатком партии (часто выявляется на стороне получателя при внутренней проверке).
6. Корректировка оформлена «как попало»: нет связи с исходным документом или изменены ключевые реквизиты партии.
7. Контрагент ожидает статус УПД 1 (со счетом-фактурой), а вы отправили другой формат, и система проверок не пропускает.

Как быстро диагностировать:

• Сверьте реквизиты прослеживаемости по одной проблемной строке: товар, партия, РНПТ, единица, количество.
• Проверьте исходный документ поставщика: откуда пришел РНПТ.
• Проверьте, не было ли перемещений/комплектации, где потерялась привязка.

FAQ

Если поставщик не прислал РНПТ, я могу отгрузить без него?

Рискованно. Если товар прослеживаемый, реквизиты прослеживаемости должны передаваться. Сначала запросите корректный документ или уточните, действительно ли товар подпадает под прослеживаемость.

Можно ли указать один РНПТ на несколько партий «для простоты»?

Нельзя. РНПТ — идентификатор партии. Объединение ломает прослеживаемость и может привести к расхождениям и претензиям.

Что делать, если часть партии продали, а часть вернулась без идентификации?

Нужно выстроить процесс возврата: приемка возврата с идентификацией партии (по документам/маркировке/внутренним признакам). Без этого корректно заполнить реквизиты в корректировках сложно.

Прослеживаемый товар в комплекте: в УПД можно оставить только «комплект»?

Зависит от вашей учетной схемы и требований. Но для прослеживаемости обычно нужно передать данные по прослеживаемым компонентам. Иначе цепочка рвется.

При корректировке можно изменить РНПТ?

Как правило, нет: корректировка относится к исходной операции и партии. Если фактически отгружали другую партию, это не корректировка, а другой набор операций (возврат/новая реализация).

Почему контрагент отклоняет УПД, хотя у меня все заполнено?

Часто причина в единице измерения, формате РНПТ или в том, что у контрагента настроены более строгие проверки. Сверяйте по их протоколу отказа и по одной строке.

Как сделать в Documatica

1. В карточке номенклатуры заведите признак «прослеживаемый товар» и определите, по каким единицам ведется учет/прослеживаемость.
2. Настройте учет партий: каждая партия хранит РНПТ как обязательный атрибут.
3. При поступлении товара обеспечьте импорт РНПТ из входящего УПД поставщика (или ввод на основании первичных данных по импорту).
4. В документах реализации (УПД) запретите отправку, если для прослеживаемых позиций не заполнены РНПТ, единицы и количество.
5. Для операций комплектации/производства настройте правила: как RНПТ и партии компонентов переходят в готовое изделие или как «разворачиваются» в УПД.
6. Для возвратов и корректировок используйте функции создания документов «на основании» исходного, чтобы сохранялась связь и реквизиты партии.

CTA: Хотите настроить прослеживаемость так, чтобы УПД не отклоняли, а корректировки создавались автоматически и без потери РНПТ? В Documatica поможем настроить партии, проверки и обмен по ЭДО.