Узнайте, в чем разница между статусами 1 и 2 при оформлении универсального передаточного документа. В статье разобран переход на формат 5.03, обязательные реквизиты для ИП и правила работы с НДС для упрощенцев в рамках налоговой реформы 2026 года.
УПД со статусом 1 или 2 - в чем разница: Полный гид по заполнению УПД в 2026 году
В 2026 году универсальный передаточный документ (УПД) окончательно закрепляется как основной стандарт документирования хозяйственных операций в России. С 1 января для пользователей электронного документооборота (ЭДО) УПД формата 5.03 становится единственным легитимным электронным форматом для подтверждения отгрузки, полностью заменяя старые форматы накладных (ТОРГ-12) и актов.
Центральным вопросом при заполнении этого документа остается выбор между статусом «1» и статусом «2». Разберем, в чем их принципиальное различие и как не допустить ошибку.
1. Функциональное назначение статусов
Выбор статуса определяет юридическую природу документа и его роль в налоговом учете.
• Статус «1» (Счет-фактура + Передаточный документ): Этот статус превращает УПД в гибридный инструмент. Он одновременно выполняет функции счета-фактуры (необходим для расчета и вычета НДС) и первичного учетного документа (подтверждает факт передачи товара или оказания услуги).
• Статус «2» (Только передаточный документ): В этом случае УПД работает исключительно как первичный документ (аналог накладной или акта). Он подтверждает факт хозяйственной жизни, но не является основанием для налогового вычета по НДС.
2. Сравнительная таблица отличий
|
Критерий сравнения
|
УПД со статусом «1»
|
УПД со статусом «2»
|
|---|---|---|
|
Юридическая роль
|
Счет-фактура + Первичный документ
|
Только первичный документ (акт/накладная)
|
|
Основание для вычета НДС
|
Да, является основанием для покупателя
|
Нет, вычет по такому документу невозможен
|
|
Регистрация
|
Обязательна в книге продаж и книге покупок
|
В книгах покупок и продаж не регистрируется
|
|
Обязательные реквизиты
|
Заполняются все поля счета-фактуры и первички
|
Поля для счета-фактуры (ставка, сумма НДС) могут не заполняться
|
|
Типичный пользователь
|
Плательщики НДС (ОСНО и упрощенцы с доходом > 20 млн руб.)
|
Неплательщики НДС (доход < 20 млн руб.) или операции по ст. 149 НК РФ
|
3. Почему это критично в 2026 году?
Реформа 2026 года радикально меняет правила игры для малого бизнеса. Порог дохода для освобождения от НДС снижается до 20 млн рублей (в 2025 году он составлял 60 млн руб.).
Это означает, что огромное количество предпринимателей на УСН, которые раньше использовали только статус «2», теперь обязаны перейти на статус «1», так как они становятся плательщиками НДС. При этом им необходимо учитывать новые требования к заполнению:
1. Специальные ставки: В графе 7 УПД со статусом «1» упрощенцы должны указывать новые ставки — 5% или 7%, если их доход находится в диапазоне от 20 до 490,5 млн руб..
2. Строка 5б: Это новое обязательное поле для статуса «1». В нем нужно указывать номер и дату авансового счета-фактуры, если отгрузка производится в счет предоплаты.
3. Данные об ИП: С 2026 года индивидуальные предприниматели вместо реквизитов свидетельства о регистрации должны указывать свой ОГРНИП и дату его присвоения.
4. Когда какой статус выбирать?
• Выбирайте статус «1», если вы являетесь плательщиком НДС и хотите предоставить контрагенту право на вычет. Это касается всех компаний на ОСНО и упрощенцев, чей доход за 2025 год превысил 20 млн рублей.
• Выбирайте статус «2», если:
◦ Ваш доход менее 20 млн руб. и вы освобождены от НДС.
◦ Операция не облагается НДС по ст. 149 НК РФ.
◦ Вы выставляете счет-фактуру отдельно от первичного документа (хотя в ЭДО это становится невыгодным и технически сложным).
Резюме для бухгалтера
Использование УПД со статусом «1» значительно упрощает документооборот, заменяя три документа (накладную, акт и счет-фактуру) одним файлом. Однако помните: если вы по ошибке укажете статус «2», но выделите в документе сумму НДС, вы будете обязаны уплатить этот налог в бюджет и сдать декларацию, но права на вычет у вашей организации не возникнет.
Для безопасного перехода на новые правила рекомендуется заранее обновить программное обеспечение до поддержки формата 5.03 и протестировать обмен документами с ключевыми контрагентами.
Поделиться статьей