Самая частая причина «возврата документов» от контрагента — неправильно выбран статус УПД. Если вы ставите статус «2» там, где нужен статус «1», покупатель не сможет нормально закрыть НДС‑часть и попросит переделать.
Ниже — простое объяснение, чем статус 1 отличается от статуса 2, когда он нужен, и как быстро проверить, что УПД с НДС заполнен корректно.
Что означает статус УПД: 1 и 2
Статус УПД — это по сути «режим использования» документа:
• Статус 1: УПД выполняет две роли сразу — первичный документ + счет‑фактура.
• Статус 2: УПД — только первичный документ (без счета‑фактуры).
Если говорить по‑человечески: статус 1 чаще всего ставят, когда нужно закрыть вопрос НДС так, чтобы у покупателя всё встало в учет и при необходимости — в вычет. Статус 2 — когда НДС‑часть не нужна (например, по логике ваших документов счет‑фактура оформляется отдельно или НДС не применяется).
Когда нужен статус 1 (и когда не нужен)
Типовые ситуации, когда выбирают статус 1:
• вы продаете товары/услуги с НДС и покупателю важно получить документ «как счет‑фактура»;
• вы работаете в B2B, и у контрагентов стандартный учет: счет‑фактура/НДС‑часть должна быть закрыта;
• вы ведете ЭДО, и хотите, чтобы один документ закрывал сразу отгрузку и НДС.
Ситуации, когда статус 1 часто не нужен:
• вы не плательщик НДС или операция освобождена (тогда часто достаточно первички);
• у вас исторически отдельный комплект документов (акт/накладная + счет‑фактура отдельно), и так согласовано;
• контрагент вообще не принимает НДС к вычету, и ему достаточно первички.
Важно: статус — это не «красивое поле для галочки». Он влияет на то, как документ интерпретируют бухгалтерии сторон.
Как статус 1 связан со счетом‑фактурой
В УПД предусмотрены реквизиты, которые соответствуют счету‑фактуре. Когда вы ставите статус 1, вы подтверждаете: «да, эта часть заполнена и документ можно использовать как счет‑фактуру».
Отсюда практический вывод: если статус 1 стоит, то:
• ставки НДС по позициям должны быть заполнены;
• суммы НДС должны быть рассчитаны корректно;
• итоговые суммы должны сходиться;
• реквизиты продавца/покупателя должны быть без ошибок.
Где в УПД отражается НДС
В большинстве шаблонов УПД НДС отражается в табличной части по позициям:
• ставка НДС (20%, 10%, без НДС и т.д.);
• сумма НДС;
• стоимость с НДС.
Если позиции разные (часть с НДС 20%, часть с НДС 10%, часть без НДС), это допустимо. Главное — аккуратно посчитать и чтобы итоги корректно суммировались.
Пошаговая проверка УПД со статусом 1
Если вам прислали УПД со статусом 1 (или вы его готовите), пройдитесь по шагам:
Шаг 1. Статус действительно 1
Банально, но часто статус меняют «на автомате» и забывают.
Шаг 2. Реквизиты сторон
• ИНН/КПП продавца и покупателя;
• наименования;
• при необходимости — адреса.
Шаг 3. Основание
Договор/спецификация/счет — чтобы формулировки совпадали с остальной первичкой.
Шаг 4. Позиции
По каждой позиции проверьте:
• наименование;
• количество;
• цена;
• стоимость без НДС;
• ставка НДС;
• сумма НДС;
• стоимость с НДС.
Шаг 5. Итоги
Итого с НДС = итого без НДС + итого НДС.
Шаг 6. Подписи/ответственные
Чтобы документ был «закрывающим» в вашем документообороте.
Частые ошибки (и как их избежать)
Ошибка 1. Статус 1 стоит, но НДС‑часть не заполнена
Решение: либо заполняйте НДС‑часть, либо ставьте статус 2 — но согласуйте это с контрагентом.
Ошибка 2. НДС посчитан «не тем способом»
Если цена у вас с НДС, нужно выделять НДС из суммы. Если цена без НДС — начислять сверху. Если у сторон разная логика — суммы разойдутся.
Ошибка 3. Смешали ставки, а итоги не сходятся
Ставки 20% и 10% в одном документе — ок, но арифметика должна быть правильной.
Ошибка 4. Ошибка в ИНН/КПП
Одна цифра — и документ возвращают.
Ошибка 5. Разные формулировки основания
Например, в договоре «оказание услуг», а в УПД «поставка». Решение: приводите формулировки к одному стилю.
Чеклист перед отправкой
• Статус 1 выбран осознанно.
• Реквизиты сторон проверены.
• По каждой позиции заполнены ставка и сумма НДС.
• Итоги сходятся.
• Основание совпадает с договором/счетом.
• Подписи/ответственные лица заполнены.
FAQ
1. Вопрос: Если у меня статус 1, счет‑фактуру отдельно нужно делать?
Ответ: Обычно нет — УПД со статусом 1 закрывает роль счета‑фактуры.
2. Вопрос: Можно ли ставить статус 1, если в документе «без НДС»?
Ответ: На практике чаще выбирают статус 2, если НДС‑часть не нужна. Но ориентируйтесь на ваш документооборот и требования контрагента.
3. Вопрос: Что делать, если контрагент просит статус 1, а у меня без НДС?
Ответ: Уточните, что именно им нужно: иногда им важна форма документа, но НДС‑поля будут «без НДС». Главное — чтобы документ отражал реальную ситуацию.
Как оформить в Documatica
В сервисе удобно делать УПД с нужным статусом и автоматическим расчетом:
• выбираете статус;
• добавляете позиции и ставку НДС;
• проверяете итоги;
• выгружаете документ.
