Разбираем, как оформить универсальный передаточный документ (УПД) при расчетах в иностранной валюте: что писать в сумме, по какому курсу переводить в рубли, как не ошибиться с НДС и реквизитами.
УПД (универсальный передаточный документ) можно выставлять по сделкам, где цена или оплата привязаны к иностранной валюте — например, в договоре цена в USD/EUR, а фактическая оплата происходит в рублях по курсу.
Важно помнить: бухгалтерский и налоговый учет в РФ ведётся в рублях, поэтому в УПД почти всегда нужно корректно показать рублёвый эквивалент и источник курса. Ниже — практический разбор, как оформить УПД при валютных расчетах, какие формулировки использовать и где чаще всего ошибаются.
1) Можно ли делать УПД «в валюте»
УПД — первичный документ, который должен позволять однозначно определить стоимость, НДС и расчеты. Если договор в валюте, это не запрещает оформить документ, но в российском учете итоговые суммы должны быть понятны в рублях.
- цену можно указать в валюте договора (если так согласовано);
- обязательно фиксируют рублёвый эквивалент (по курсу, который вы применяете);
- курс и дату курса лучше явно описать, чтобы у сторон не было споров.
Что важно согласовать в д
оговоре
- валюта цены (USD/EUR и т.д.);
- валюта платежа (часто RUB);
- источник курса (ЦБ РФ / банк / платёжная система) и момент определения курса (на дату отгрузки/оказания услуг, на дату оплаты, на дату выставления документа).
2) По какому курсу считать рублёвую сумму
Ключевой вопрос — какой именно курс вы используете для пересчёта. Он должен следовать договору и экономическому смыслу операции.
- Курс ЦБ РФ на дату отгрузки/оказания услуг.
- Курс ЦБ РФ на дату оплаты.
- Курс банка/платёжной системы (если это прямо прописано в договоре).
Удобная практика: в позициях (или примечании) оставить валютную цену, а итоговые сумм
ы (стоимость, НДС, всего) — показать в рублях.
3) Где в УПД указывать валюту и рублевый эквивалент
- валюту цены — в строках номенклатуры (в наименовании/примечании) или в договорной части, если шаблон это позволяет;
- рублёвые суммы — в итоговых колонках (стоимость, сумма НДС, всего).
Если используете УПД как счёт‑фактуру (статус «1»), проверьте, чтобы реквизиты по НДС заполнялись корректно и совпадали с договором.
4) НДС и статус УПД: что проверить
- ставка НДС по позиции;
- сумма НДС в рублях;
- корректные реквизиты продавца/покупателя.
Если вы НДС не платите (УСН без НДС, самозанятый/НПД и т.п.), обычно указывают «без НДС» и следят, чтобы это отражалось в итогах.
5) Пример формулировки для примечания
Нейтральная формулировка (адаптируйте под договор):
«Цена по договору указана в USD. Рублёвый эквивалент рассчитан по официальному курсу ЦБ РФ на дату оказания услуг. Оплата производится в рублях.»
6) Частые ошибки пр
и валютном УПД
- Нет рублёвого эквивалента или непонятно, как он получился.
- Курс не совпадает с договором (или не указан источник курса).
- НДС посчитан от валютной суммы, но итог в рублях — возникают расхождения.
- Разные даты: курс взяли на дату оплаты, а в договоре — на дату отгрузки.
Мини‑чеклист перед отправкой контрагенту
- В договоре прописаны валюта, источник и дата курса.
- В УПД есть рублёвые итоговые суммы.
- Курс и дата курса указаны в примечании.
- НДС (если применимо) рассчитан в рублях и сходится с итогом.
Как сделать УПД быстрее
Если вам нужно часто выставлять УПД/акты/счета, удобнее делать это в сервисе с шаблонами и автопроверками. В Documatica можно заполнить реквизиты один раз, быстро менять суммы и выгружать PDF, сохраняя историю документов.