Возврат товара — это не только про логистику, но и про документы: если стороны по‑разному оформят возврат, у одной из них «поедет» НДС и закрытие периода, а в ЭДО начнутся бесконечные отклонения.
Дисклеймер: материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера/налогового специалиста по вашей ситуации.
Разберём типовые сценарии возврата и контрольные точки, чтобы вы оформляли документы одинаково и быстро закрывали вопрос с контрагентом.
Что считается возвратом и почему это важно для документов
Возврат может быть полным или частичным, по браку или по договорённости, и каждый сценарий по‑разному отражается в документах. Поэтому главное — согласовать процедуру с контрагентом.
Какие варианты оформления возврата встречаются на практике
На практике встречаются варианты: перевыставление документов, корректировка, отдельный документ на возврат. Правильный выбор зависит от того, подписан ли исходный документ и какие правила у вашей учётной системы и ЭДО.
Здесь важнее всего не форма, а единая логика у обеих сторон.
НДС при возврате: где чаще всего ошибаются
Главная ошибка — менять режим НДС «потому что по возврату ноль». Если исходная реализация была с НДС, возврат обычно идёт в той же логике.
Если перепутать 0% и «без НДС», контрагенту будет сложно корректно отразить вычет/восстановление.
Как заполнять табличную часть при возврате
В табличной части возврата важно: какие позиции возвращаются, количество, цена, ставка НДС, сумма. Если возврат частичный, лучше не писать «возврат товара» одной строкой без детализации.
ЭДО: как согласовать корректировки и статусы
В ЭДО возвратные документы часто проходят через отдельные маршруты согласования. Поэтому заранее определите, кто подписывает такие документы и какие полномочия нужны.
Чек‑лист: что проверить до отправки
Чек‑лист возврата:
- согласован сценарий оформления (перевыставление/корректировка);
- понятное основание (ссылка на исходную поставку);
- ставки и суммы НДС корректны;
- подписант и полномочия корректны;
- суммы сходятся у обеих сторон.
Как оформить возврат в Documatica
- найдите исходную операцию/документ;
- сформируйте документ по сценарию возврата;
- проверьте ставки/суммы и подписи;
- отправьте через ЭДО и отследите статус принятия.
FAQ
- Всегда ли нужен корректировочный документ?
Не всегда. Всё зависит от того, на какой стадии и как вы оформляете возврат, и от правил вашего учёта/контрагента. - Почему возврат часто «ломает» НДС‑сверку?
Потому что стороны по‑разному трактуют базу и ставку, а также используют разные документы. Нужна единая процедура. - Можно ли вернуть часть товара одним документом?
Да, если табличная часть чётко отражает количество и сумму по возвращаемым позициям. - Что делать, если возврат уже подписан, а нашли ошибку?
Следовать процедуре исправления/корректировки в ЭДО и согласовать с контрагентом, не подменяя файл «втихаря». - Если возврат по браку, нужно ли писать причину в УПД?
Причину можно вынести в сопроводительную переписку/акт по качеству, но ссылки на основание возврата обычно помогают снизить спорность. - Можно ли при возврате поставить «без НДС»?
Если исходная реализация была с НДС, возврат обычно связан с тем же режимом. «Без НДС» и 0% нельзя ставить «потому что ноль». - Нужна ли доверенность/МЧД для подписанта?
Если подписывает не руководитель, часто да — особенно в ЭДО. - Как избежать бесконечных отклонений?
Согласовать заранее: какой тип документов используете при возвратах и кто подписывает.