Как составить доверенность по форме М-2: образец и инструкция

Доверенность по форме М-2 — стандартный документ для получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) сотрудниками организации. Несмотря на то что с 2013 года унифицированные формы первичных документов стали необязательными, форма М-2 по-прежнему активно используется в хозяйственной деятельности: она привычна, проверена временем и содержит все необходимые реквизиты.

В этой статье разбираем: как правильно заполнить форму М-2, кто её подписывает, в каких случаях применяется, и что изменилось в требованиях к этому документу в 2025–2026 годах.

Материал актуален для бухгалтеров, кладовщиков, снабженцев и руководителей малого и среднего бизнеса.

Что такое доверенность по форме М-2 и когда она нужна

Форма М-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) — это доверенность на получение материальных ценностей от поставщика от имени организации. Её выдают сотруднику, который едет на склад поставщика, на железнодорожную станцию, в транспортную компанию или иное место для получения товара.

Форма М-2 применяется в случаях:

• Получение товара у поставщика по договору поставки.
• Получение груза на железнодорожной станции, в порту, у транспортной компании.
• Получение материалов на складе при осуществлении закупок.
• Получение оборудования, запчастей, расходных материалов у контрагентов.

Существует также форма М-2а — упрощённая, применяется при систематическом получении ТМЦ у одного поставщика. Отличие: М-2а хранится у поставщика и служит журналом выдачи доверенностей.

Структура и поля формы М-2

Форма М-2 состоит из двух частей: корешка (остаётся в организации) и самой доверенности (передаётся поставщику при получении товара).

Корешок доверенности содержит:

• Номер доверенности.
• Дата выдачи.
• Срок действия.
• Кому выдана (ФИО получателя).
• Наименование поставщика.
• Наименование ценностей.
• Отметка о получении доверенности (подпись получателя, дата).

Доверенность (лицевая сторона) содержит:

• Дата выдачи (прописью).
• Срок действия.
• Наименование организации-доверителя.
• ФИО получателя, его должность.
• Серия и номер паспорта получателя.
• Наименование поставщика.
• Наименование документа (счёт, наряд, договор и т.д.), по которому получается товар.
• Образец подписи получателя.

Оборотная сторона: перечень получаемых ценностей (наименование, единица измерения, количество).

Пошаговое заполнение формы М-2

Шаг 1. Присвойте номер и укажите дату. Доверенности нумеруются последовательно. Дата проставляется прописью: «пятнадцатое марта две тысячи двадцать шестого года».

Шаг 2. Укажите срок действия. Стандартный срок — 10 или 15 дней. Можно установить до 30 дней. Если товар нужно получить конкретного числа — укажите эту дату.

Шаг 3. Заполните данные организации. Наименование, ОКПО, адрес. ОКПО — код, присвоенный Росстатом, указан в уведомлении о постановке на учёт.

Шаг 4. Укажите данные получателя. ФИО, должность, серия и номер паспорта (или другого документа). Получатель обязательно расписывается в образце подписи в присутствии бухгалтера.

Шаг 5. Укажите поставщика и документ-основание. Наименование поставщика и реквизиты документа (счёт № ... от ..., договор № ... от ...).

Шаг 6. Заполните оборотную сторону. Перечень ценностей: порядковый номер, наименование, единица измерения, количество (цифрами и прописью).

Шаг 7. Подписи и печать. Доверенность подписывают: руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) и главный бухгалтер. Обе подписи обязательны. Проставляется печать организации.

Кто может получить доверенность М-2

Доверенность М-2 выдаётся только сотрудникам организации, состоящим в штате. Выдача доверенности М-2 посторонним лицам (работникам подрядчиков, третьих лиц) не практикуется и может создать споры о принадлежности полученного имущества.

Для систематического получения товаров желательно назначить конкретных материально ответственных лиц. Это снижает риск путаницы и упрощает учёт.

Индивидуальные предприниматели без наёмных работников могут получать ТМЦ самостоятельно без доверенности — как лично правоспособное лицо. При наличии сотрудников — те же правила, что и для организаций.

Учёт и хранение доверенностей М-2

Организация обязана вести журнал учёта выданных доверенностей. Форма журнала не унифицирована — можно использовать любую удобную таблицу или реестр.

Использованные доверенности (к которым приложены приходные документы) подшиваются к документам по поступлению товаров. Неиспользованные и испорченные доверенности аннулируются и хранятся в журнале отдельно.

Срок хранения: документы по доверенностям — не менее 5 лет (в соответствии с нормами хранения первичных учётных документов).

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли использовать форму М-2 или можно составить доверенность в произвольной форме?

С 2013 года унифицированные формы первичных документов необязательны. Организация вправе разработать собственную форму доверенности на получение ТМЦ. Однако такая форма должна содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Форма М-2 по-прежнему удобна как проверенный шаблон с нужными полями.

Что делать, если получатель потерял доверенность?

Выдайте новую доверенность с тем же или новым номером. Аннулируйте потерянную в журнале учёта. Уведомите поставщика о недействительности предыдущей доверенности (по возможности). Расследуйте факт утраты — особенно если доверенность попадёт к третьим лицам.

Нужна ли доверенность М-2 для получения товара на складе своей же организации?

Для внутреннего перемещения ТМЦ между подразделениями одной организации доверенность не нужна — оформляется накладная на внутреннее перемещение (форма М-11 или произвольная). Доверенность М-2 нужна только при получении ТМЦ у сторонней организации.

Можно ли выдать одну доверенность М-2 на получение товаров у нескольких поставщиков?

Формально — нет: в форме предусмотрено поле для одного поставщика. На практике, если доверенность составлена в произвольной форме — можно перечислить несколько поставщиков. Однако большинство поставщиков предпочитают отдельную доверенность «под себя» — это снижает риски.

Как учесть доверенности при налоговой проверке?

При налоговой проверке доверенности подтверждают: полномочия лица, подписавшего приходные документы; правомерность оприходования ТМЦ; добросовестность организации при работе с поставщиками. Убедитесь, что все доверенности пронумерованы, подписаны и хранятся вместе с соответствующими приходными документами.

Как вести журнал учёта доверенностей М-2

Журнал учёта доверенностей — обязательный элемент системы внутреннего контроля при работе с формой М-2. Организация самостоятельно разрабатывает его форму (с 2013 года унифицированная форма журнала не обязательна).

Минимальный набор граф журнала учёта:

• Порядковый номер (= номер доверенности).
• Дата выдачи доверенности.
• Срок действия (дата).
• ФИО и должность получателя.
• Наименование поставщика.
• Документ-основание (номер и дата счёта, договора).
• Наименование ценностей (кратко).
• Отметка об исполнении: дата и номер приходного документа.
• Отметка об аннулировании (если применимо).

Журнал можно вести в бумажной форме (прошитый, пронумерованный) или в электронном виде с распечаткой по итогам периода. При налоговой проверке журнал предъявляется вместе с корешками доверенностей и приходными документами.

Если организация использует 1С или другую учётную систему — журнал доверенностей М-2, как правило, формируется автоматически. Рекомендуется настроить напоминания об истечении срока действия доверенностей.

Доверенность М-2 при работе с транспортными компаниями

При получении груза у транспортной компании (ТК) или на складе временного хранения (СВХ) доверенность М-2 предъявляется в обязательном порядке. Особенности:

• В поле «Поставщик» нужно указать наименование транспортной компании или перевозчика — а не отправителя груза. Именно ТК выдаёт груз получателю.
• В поле «Документ-основание» указывается транспортная накладная или коносамент (в зависимости от вида транспорта).
• Перечень ценностей должен соответствовать документам на груз — данным CMR, ТН, ТТН.

Ряд крупных транспортных компаний (СДЭК, DHL, Деловые Линии) принимают доверенности только по собственным формам или с дополнительными реквизитами. Перед поездкой уточните требования конкретной ТК на их сайте или по телефону.

Электронная доверенность вместо М-2: когда возможно

При наличии настроенного электронного документооборота между организацией и поставщиком, доверенность на получение ТМЦ может быть оформлена в электронном виде. Такая доверенность называется МЧД (машиночитаемая доверенность) и является правовым эквивалентом бумажного документа.

Для перехода на электронные доверенности организации нужно:

1. Убедиться, что ЭДО настроен с конкретным поставщиком.
2. Сформировать МЧД в учётной системе или через оператора ЭДО.
3. Подписать МЧД УКЭП уполномоченного лица организации.
4. Передать МЧД поставщику через ЭДО.

На практике большинство малых и средних организаций продолжает использовать бумажную форму М-2 — это проще и понятнее для всех участников процесса. Переход на МЧД целесообразен при высоком объёме поставок и развитой инфраструктуре ЭДО.