Универсальный чек‑лист заполнения УПД: реквизиты, табличная часть, НДС, подписи, ЭДО. Подходит для ИП и ООО.
- Какой УПД вам нужен: статус 1 или 2
- Шапка: реквизиты сторон и основание
- Табличная часть: что должно сходиться
- НДС: ставки, 0% и «без НДС»
- Подписи и ЭДО
- Чек‑лист «перед отправкой»
- Как сделать в Documatica
- FAQ
Какой УПД вам нужен: статус 1 или 2 Сначала определите, нужен ли вам УПД как первичка или как документ, совмещающий первичку и счёт‑фактуру. От этого зависит статус и набор проверок. Шапка: реквизиты сторон и основание Шапка документа: реквизиты сторон должны совпадать с карточками и договором. Особенно важно: ИНН/КПП для ООО, отсутствие КПП для ИП (единый стандарт заполнения). Основание (договор/заказ/счёт) заполняйте стабильно, чтобы контрагент мог быстро сопоставить. Табличная часть: что должно сходиться Табличная часть должна сходиться арифметически и быть сопоставимой с заказом/спецификацией: — наименование; — единица измерения; — количество; — цена; — сумма строки. НДС: ставки, 0% и «без НДС» НДС проверьте построчно: — ставка 20/10/0/без НДС стоит в каждой строке; — 0% не заменён на «без НДС»; — сумма НДС и итог «с НДС» сходятся. Подписи и ЭДО Подписи: кто подписывает и есть ли полномочия. В ЭДО это часто главный стоп‑фактор. Чек‑лист «перед отправкой» Чек‑лист «перед отправкой» — реквизиты сторон: ИНН/КПП/наименование; — основание заполнено; — табличная часть сходится; — ставки НДС корректны; — итоги без расхождений; — подписант корректен; — документ отправляется именно финальная версия. Как сделать в Documatica Как сделать в Documatica — заполнить справочники компании и контрагентов; — выбрать шаблон/профиль НДС; — сформировать УПД из исходной операции; — пройти чек‑лист и отправить. FAQ
- С чего начать заполнение УПД?
С выбора статуса (1/2) и проверки реквизитов сторон. Потом — табличная часть и НДС.
- Какая самая частая ошибка?
Неверная ставка НДС в одной строке или неверный КПП/подписант.
- Можно ли ставить прочерки где угодно?
Лучше придерживаться единого стандарта и требований вашего формата/ЭДО. Случайные прочерки часто ломают загрузку.
- Нужно ли указывать основание?
Очень желательно: договор/заказ/счёт. Это ускоряет приёмку у контрагента.
- Как избежать расхождения в суммах?
Формировать УПД из исходного документа и держать единое правило округления.
- Что проверять в ЭДО?
Статус документа, подписанта и полномочия, корректность реквизитов и итоги по НДС.
- Если контрагент просит «счёт‑фактуру», что делать?
Уточнить, нужен ли статус 1 (совмещённый документ) и какие поля они ожидают.
- Можно ли использовать один шаблон для всех?
Можно, но лучше иметь профили/шаблоны под НДС и без НДС, и под услуги/товары.